Apa Itu Minutes of Meeting — Dalam dunia bisnis, organisasi, atau bahkan dalam pertemuan sehari-hari, ada banyak istilah yang harus dipahami agar segala sesuatu berjalan dengan lancar.
Salah satu istilah yang sering digunakan namun tidak semua orang tahu artinya adalah Minutes of Meeting (MoM).
Jika Anda baru mendengar istilah ini atau masih belum memahami dengan jelas apa itu Minutes of Meeting, artikel ini akan memberikan penjelasan yang lengkap dan informatif.
Apa Itu Minutes of Meeting (MoM)?
Minutes of Meeting (MoM) adalah catatan resmi yang mencatat segala hal yang dibahas, keputusan yang diambil, dan tindak lanjut yang harus dilakukan selama sebuah pertemuan.
MoM biasanya mencakup ringkasan dari berbagai jenis pertemuan seperti kick off meeting, siapa saja yang hadir, keputusan yang dibuat, serta langkah-langkah yang perlu diambil setelah pertemuan selesai.
MoM berfungsi sebagai referensi bagi peserta pertemuan dan pihak yang tidak hadir, sehingga mereka bisa mengikuti apa yang telah dibicarakan dan disepakati dalam pertemuan tersebut.
Minutes of Meeting menjadi dokumentasi penting yang bisa digunakan untuk mengingatkan tentang tugas atau kewajiban yang harus diselesaikan oleh anggota tim atau organisasi.
Fungsi dan Manfaat Minutes of Meeting (MoM)
Memahami tentang apa itu Minutes of Meeting bukanlah hal yang sepele.
Sebab MoM memiliki berbagai fungsi dan manfaat yang sangat penting dalam mendukung kelancaran komunikasi dalam organisasi maupun perusahaan.
Berikut adalah beberapa fungsi utama dari MoM:
Dokumentasi Pertemuan
MoM berfungsi sebagai dokumentasi resmi yang mencatat apa yang terjadi selama pertemuan, termasuk topik yang dibahas, keputusan yang diambil, dan tindakan yang disepakati.
Dokumentasi ini sangat berguna di kemudian hari sebagai referensi dan pembuktian mengenai apa yang telah dibicarakan.
Sebagai Pengingat Tindak Lanjut
Salah satu fungsi utama MoM adalah sebagai pengingat bagi semua pihak tentang apa yang perlu dilakukan setelah pertemuan.
Ini membantu peserta untuk tidak melupakan tugas atau komitmen yang telah disepakati.
Menghindari Kesalahpahaman
MoM membantu mencegah terjadinya kesalahpahaman atau kebingungannya peserta mengenai apa yang telah dibahas dan disepakati dalam pertemuan.
Dengan adanya MoM, semua orang bisa mengakses informasi yang sama dan memahami keputusan dengan jelas.
Meningkatkan Akuntabilitas
Dengan mencatat dan mendokumentasikan setiap keputusan, MoM meningkatkan akuntabilitas.
Setiap orang yang hadir dalam pertemuan memiliki pemahaman yang jelas mengenai apa yang harus mereka lakukan dan kapan tugas tersebut harus diselesaikan.
Memudahkan Pengawasan dan Evaluasi
MoM memudahkan pengawasan dan evaluasi terhadap perkembangan suatu proyek atau kegiatan.
Dengan mengacu pada catatan pertemuan sebelumnya, pihak yang berwenang dapat memantau apakah semua tindakan yang dijanjikan telah terlaksana dengan baik.
Cara Membuat Minutes of Meeting yang Benar
Setelah mengetahui definisi serta fungsi dari apa itu Minutes of Meeting, Anda dapat mencoba untuk menyusunnya dengan format yang tepat.
Adapun membuat Minutes of Meeting (MoM) yang efektif memerlukan beberapa langkah dan perhatian terhadap detail.
Catatan MoM yang baik harus bisa memberikan gambaran yang jelas dan ringkas tentang pertemuan yang telah berlangsung disebuah ruang meeting.
Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat MoM yang tepat:
1. Siapkan Template atau Format MoM
Sebelum pertemuan dimulai, sebaiknya Anda sudah menyiapkan template atau format untuk mencatat MoM.
Format ini akan mempermudah Anda dalam mencatat hal-hal penting secara sistematis.
Biasanya, template MoM mencakup informasi berikut:
- Tanggal dan waktu pertemuan
- Daftar peserta yang hadir dan yang tidak hadir
- Agenda pertemuan
- Ringkasan diskusi
- Keputusan yang diambil
- Tugas atau tindak lanjut yang harus dilakukan dan oleh siapa
2. Catat Informasi Dasar
Mulailah dengan mencatat informasi dasar seperti tanggal, waktu, tempat, dan daftar peserta yang hadir dan tidak hadir.
Ini adalah informasi penting yang harus tercantum dalam setiap MoM.
3. Catat Agenda yang Dibahas
Sebelum pertemuan dimulai, biasanya ada agenda yang disepakati.
Catat agenda yang dibahas serta setiap perkembangan yang terjadi selama diskusi.
Ini akan membantu Anda menjaga alur catatan dan memastikan bahwa setiap topik yang perlu dibahas tercatat.
4. Ringkasan Diskusi
Selama pertemuan, catat poin-poin utama yang dibahas.
Jangan mencoba menulis semuanya, cukup catat hal-hal penting dan keputusan yang muncul dari diskusi.
Ringkas dan jelas adalah kunci agar peserta yang membaca MoM bisa memahami dengan mudah.
5. Keputusan yang Diambil
Setelah diskusi, catat keputusan yang diambil.
Ini adalah bagian yang paling penting dalam MoM karena menunjukkan hasil dari pertemuan tersebut.
Pastikan keputusan yang dicatat adalah keputusan yang sudah disepakati oleh semua peserta, dan tidak ada yang terlewat.
6. Tindak Lanjut atau Tugas yang Harus Dilakukan
Catat tugas-tugas atau tindak lanjut yang perlu dilakukan setelah pertemuan.
Tentukan siapa yang bertanggung jawab atas masing-masing tugas dan tentukan tenggat waktu yang realistis.
Ini akan memudahkan semua pihak untuk mengetahui apa yang harus dilakukan setelah pertemuan.
7. Review dan Kirimkan MoM
Setelah pertemuan selesai dan MoM selesai disusun, lakukan review untuk memastikan bahwa semua informasi penting tercatat dengan akurat.
Setelah itu, kirimkan MoM kepada semua peserta pertemuan dan pihak-pihak terkait yang perlu mendapat informasi.
Contoh Format Minutes of Meeting (MoM)
Berikut adalah contoh format sederhana yang dapat digunakan untuk mencatat Minutes of Meeting:
Minutes of Meeting (MoM)
Tanggal: 13 Januari 2025
Waktu: 10.00 – 12.00
Tempat: Ruang Rapat A
Peserta yang Hadir:
- [Nama Peserta 1]
- [Nama Peserta 2]
- [Nama Peserta 3]
Agenda:
- Pembahasan Rencana Proyek X
- Update Status Proyek Y
- Penentuan Tindak Lanjut
Poin Pembahasan:
- Rencana Proyek X
- Diskusi tentang timeline dan anggaran proyek X.
- Keputusan: Proyek X akan dimulai pada 1 Februari 2025 dan selesai pada 30 Juni 2025.
- Update Status Proyek Y
- Laporan perkembangan dari tim proyek Y.
- Keputusan: Tim akan melanjutkan ke tahap berikutnya pada bulan Maret.
- Tindak Lanjut
- Tugas: [Nama Peserta 1] untuk menyusun laporan anggaran proyek X, deadline: 20 Januari 2025.
- Tugas: [Nama Peserta 2] untuk mengirimkan email kepada klien terkait status proyek Y, deadline: 15 Januari 2025.
Catatan Lainnya:
- Pertemuan berikutnya akan diadakan pada 20 Januari 2025.
- Semua peserta diminta mengirimkan laporan mingguannya setiap hari Jumat.
Kesalahan Umum Membuat Minutes of Meeting
Meskipun membuat MoM tampak sederhana, ada beberapa kesalahan umum yang sering terjadi saat mencatat.
Beberapa kesalahan tersebut antara lain:
- Mencatat Terlalu Banyak Detail Jangan terlalu banyak mencatat hal-hal yang tidak relevan dengan keputusan atau tindak lanjut. MoM seharusnya ringkas dan to the point.
- Tidak Menyebutkan Tugas dan Tanggung Jawab Jangan lupa mencatat siapa yang bertanggung jawab atas setiap tugas dan tenggat waktu yang harus dipenuhi.
- Mengabaikan Keputusan yang Diambil Keputusan adalah bagian terpenting dari MoM. Jangan sampai keputusan yang sudah disepakati terlewat atau tidak dicatat dengan jelas.
- Tidak Membagikan MoM Tepat Waktu Sebisa mungkin, kirimkan MoM sesegera mungkin setelah pertemuan berakhir. Ini akan membantu peserta untuk segera menindaklanjuti tugas mereka.
Minutes of Meeting (MoM) adalah salah satu komponen penting dalam pertemuan yang berfungsi sebagai dokumentasi dan pengingat tentang apa yang dibahas, keputusan yang diambil, dan langkah-langkah yang harus diambil setelah pertemuan.
Dengan memahami apa itu Minutes of Meeting, Anda akan membantu meningkatkan komunikasi dan akuntabilitas dalam organisasi atau perusahaan.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas dan menghindari kesalahan umum, Anda dapat menyusun MoM yang efektif dan bermanfaat bagi semua pihak yang terlibat.
Book Us Now
Jika Anda berencana menyelenggarakan acara meeting, namun masih bingung menentukan lokasi acara, Anda dapat menjadikan Bali sebagai opsi utama.
Tak perlu khawatir dengan konsep acara dan dan keperluan teknis lainnya, sebab Anda akan langsung didampingi oleh event specialist dari Bali Sunset Road Convention Center (BSCC).
Hal ini termasuk dalam penyediaan fasilitas pendukung, sehingga penyusunan MoM dapat dilakukan dengan maksimal.
Tim asuhan Weggis Collection ini berpengalaman dalam menyelenggarakan berbagai event MICE, mulai dari konferensi, insentif, pameran, hingga kegiatan sosial dan organisasi lainnya.
BSCC akan memberikan Anda layanan premium bintang 5 dengan harga kompetitif, dan memastikan setiap detail acara Anda terlaksana dengan sempurna.
Mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga pasca-acara.
BSCC juga menyediakan venue indoor dan outdoor dengan berbagai kapasitas, sehingga Anda dapat memaksimalkan konsep acara, baik itu dengan ribuan tamu undangan, maupun yang private dan terbatas.
Selain itu, BSCC juga memastikan ketersediaan teknologi yang modern dan canggih, hingga jalinan mitra dengan hotel-hotel berbintang di Bali untuk memaksimalkan akomodasi acara.
Konsultasikan sekarang rencana event Anda bersama BSCC.
Follow Us on Social Media
Instagram @balisunsetroadconvention
YouTube Bali Sunset Road Convention Center
LinkedIn Bali Sunset Road Convention Center