Gathering kantor adalah acara kebersamaan yang diadakan perusahaan di luar rutinitas kerja, supaya karyawan saling mengenal lebih baik dan hubungan antartim lebih akrab. Pesertanya bisa seluruh karyawan atau satu tim saja, dan bentuknya bisa makan bersama, outing, team building, seminar, atau perayaan.
Kata “gathering” berasal dari bahasa Inggris dan berarti berkumpulnya sekelompok orang, misalnya untuk tujuan sosial, keagamaan, atau politik (Merriam-Webster). Di dunia kerja, istilah ini dipakai untuk acara berkumpul karyawan yang suasananya lebih santai daripada rapat. Artikel ini membahas arti gathering kantor, perbedaannya dengan outing dan team building, manfaat, jenis, serta cara mengadakannya.
Apa Itu Gathering Kantor?
Gathering kantor adalah acara yang diselenggarakan perusahaan untuk seluruh karyawan atau tim tertentu, dengan tujuan memperbaiki komunikasi, kerja sama, dan kebersamaan. Bentuknya beragam, dari makan bersama, outing, dan team building sampai seminar atau workshop yang memberi karyawan kesempatan berkembang. Suasananya sengaja dibuat berbeda dari hari kerja, tetapi tujuannya tetap serius: lingkungan kerja yang lebih harmonis dan produktif. Istilah lain yang sering dipakai untuk acara yang sama adalah employee gathering.
Kalau acara itu juga mengundang klien atau mitra bisnis, istilahnya biasanya berubah menjadi corporate gathering atau customer gathering. Pembahasannya ada di bagian jenis gathering di bawah.
Gathering sering tertukar dengan acara kantor lain. Perbedaannya paling mudah dilihat dari siapa yang hadir dan apa yang dikejar:
| Acara | Peserta | Fokus |
| Gathering kantor | Karyawan, atau karyawan bersama klien pada corporate gathering | Kebersamaan dan komunikasi dalam suasana santai |
| Outing kantor | Karyawan | Rekreasi di luar kantor, sering di destinasi wisata |
| Team building | Satu tim atau lintas divisi | Memperbaiki cara tim bekerja sama, dengan masalah yang ingin dibenahi |
| Family gathering | Karyawan, pasangan, dan anak | Kebersamaan lintas usia dan perkenalan keluarga dengan lingkungan kerja |
Manfaat Gathering Kantor
Gathering memberi ruang bagi hubungan yang jarang terbentuk lewat rapat atau chat kerja. Gallup, dalam artikelnya tahun 2018, mencatat hanya dua dari sepuluh karyawan di Amerika Serikat yang sangat setuju bahwa mereka punya sahabat di tempat kerja, dan risetnya mengaitkan pertemanan itu dengan usaha kerja yang lebih besar (Gallup). Angka itu berasal dari karyawan di AS dan hanya menunjukkan keterkaitan, jadi satu acara tidak menjamin hasil yang sama. Arahnya sejalan dengan lima manfaat berikut.
1. Meningkatkan Kerja Sama Tim
Karyawan yang bekerja bersama di luar kantor lebih mudah saling mengenal dan menyelesaikan perbedaan. Permainan tim atau tugas kelompok memberi kesempatan belajar bekerja dengan orang yang biasanya jarang bersinggungan.
2. Mendongkrak Semangat Kerja
Rutinitas harian bisa membuat jenuh. Suasana yang lebih santai membantu karyawan kembali bekerja dengan tenaga baru.
3. Memaksimalkan Komunikasi Antarkaryawan
Perbedaan jabatan dan kesibukan sering membatasi obrolan di kantor. Di gathering, karyawan bisa bicara lebih leluasa tanpa sekat hierarki, dan hubungan antartim ikut menguat.
4. Meningkatkan Loyalitas Karyawan
Gathering yang rutin dibaca karyawan sebagai tanda perusahaan memperhatikan kesejahteraan mereka. Karyawan yang merasa dihargai cenderung lebih betah, dan itu membantu menekan turnover, meskipun gaji dan jenjang karier tetap ikut menentukan.
5. Memantik Kreativitas dan Inovasi
Workshop atau diskusi kelompok dalam suasana informal membuat orang lebih berani melempar ide yang mungkin tidak muncul di rapat formal.
Jenis-jenis Gathering Kantor yang Bisa Dilakukan
Bentuk gathering mengikuti tujuan dan anggaran perusahaan. Berikut enam jenis yang paling umum. Daftar tema lengkapnya ada di rekomendasi tema gathering kantor, dan pilihan rangkaian acaranya di paket company gathering di Bali.
1. Outing atau Piknik Kantor
Seluruh karyawan pergi bersama ke luar kota atau lokasi wisata untuk melepas tekanan pekerjaan. Isinya biasanya permainan kelompok, makan bersama, dan kegiatan rekreasi. Contoh aktivitas dan kisaran biayanya ada di ide outing kantor di Bali.
2. Team Building
Team building melatih kerja sama, komunikasi, dan pemecahan masalah lewat outbound, tantangan fisik, atau simulasi bisnis. Jenis ini cocok kalau ada masalah koordinasi yang ingin dibenahi. Penjelasannya ada di team building adalah, dan versi dalam ruangan di panduan indoor team building.
3. Seminar atau Workshop
Seminar atau workshop meningkatkan keterampilan karyawan, misalnya komunikasi, manajemen waktu, atau kepemimpinan. Hasilnya lebih terasa kalau topiknya berhubungan dengan pekerjaan sehari-hari.
4. Acara Sosial atau Makan Bersama
Makan bersama, pesta, atau pertemuan informal lain tetap menciptakan kebersamaan dan mengurangi stres di tempat kerja, meski formatnya paling santai. Contoh kegiatan lain ada di kegiatan employee gathering.
5. Perayaan dan Annual Gathering
Gathering juga dipakai untuk merayakan ulang tahun perusahaan, target penjualan yang tercapai, atau proyek besar yang selesai. Annual gathering biasanya menggabungkan evaluasi kinerja setahun, rencana tahun berikutnya, dan penghargaan bagi karyawan berprestasi, lalu ditutup dengan hiburan dan makan bersama. Gagasan untuk acaranya ada di ide year end party, tema gala dinner untuk korporat, dan contoh penghargaan pegawai.
6. Customer atau Client Gathering
Perusahaan mengundang klien, mitra bisnis, atau calon pelanggan lewat seminar, pameran kecil, atau acara networking. Tujuannya memperkenalkan produk atau layanan baru sekaligus membangun hubungan bisnis. Bentuk ini masuk ke kelompok corporate event, dan kebutuhannya berbeda dari gathering internal: daftar tamu lebih beragam, dan acaranya perlu terasa profesional.
Tips Mengadakan Gathering Kantor yang Sukses
Enam langkah berikut membantu gathering memberi dampak yang diharapkan.
1. Tentukan Tujuan yang Jelas
Sebelum merancang acara, putuskan apakah tujuannya memperkuat kerja sama tim, merayakan pencapaian, atau sekadar menyegarkan suasana. Tujuan menentukan jenis acara, lokasi, dan anggaran. Tim yang koordinasinya tersendat butuh aktivitas berbeda dari tim yang baru menyelesaikan proyek besar dan perlu istirahat.
2. Libatkan Semua Karyawan
Pastikan acara bisa diikuti semua orang, dari yang senior sampai yang junior. Kegiatan lintas level mempererat hubungan dan membuat karyawan merasa dilibatkan. Gallup menyarankan pimpinan ikut mempromosikan dan menghadiri acara perusahaan supaya bersosialisasi dianggap wajar, sambil menegaskan bahwa perusahaan tidak perlu memaksa karyawan berteman (Gallup). Karena itu, ajak dengan antusias dan sediakan beberapa pilihan aktivitas bagi karyawan yang kurang nyaman dengan permainan ramai.
3. Pilih Lokasi yang Nyaman
Sesuaikan lokasi dengan jenis acara. Aktivitas fisik membutuhkan area luas dan fasilitas pendukung, sedangkan acara santai lebih cocok di tempat yang memberi suasana rileks. Hitung jumlah peserta untuk menentukan kapasitas, dan siapkan rencana di dalam ruangan untuk sesi outdoor kalau hujan turun.
4. Perhatikan Anggaran
Susun anggaran per peserta dengan komponen yang jelas: lokasi, konsumsi, hiburan atau permainan, hadiah, dan dokumentasi. Pilih kegiatan yang sesuai anggaran tetapi tetap berguna bagi karyawan, lalu sisihkan dana cadangan, misalnya 10 persen, untuk perubahan jumlah peserta di menit terakhir.
5. Jaga Suasana Agar Tetap Menyenangkan
Hindari membuat gathering terasa seperti rapat kedua. Batasi sambutan manajemen, lalu beri banyak ruang untuk tertawa, bermain, dan mengobrol dengan santai.
6. Evaluasi Setelah Acara
Setelah acara selesai, periksa apakah tujuannya tercapai dan bagian mana yang perlu diubah. Formulir singkat berisi dua atau tiga pertanyaan sudah cukup untuk mengumpulkan masukan peserta, dan hasilnya menjadi bahan menyusun gathering berikutnya.
Menggelar Gathering Kantor di BSCC
Bali Sunset Road Convention Center (BSCC) punya tiga area yang bisa dipakai untuk gathering. Grand Ballroom seluas 929 m² berada di lantai mezanin, berlangit-langit 6 meter, menampung hingga 1.000 tamu, dan bisa dibagi menjadi empat ruang yang lebih kecil. Area pre-function 311 m² di depannya cocok untuk registrasi atau pameran kecil. The Garden, area outdoor seluas 800 m² yang terhubung langsung dengan gedung, menampung hingga 500 tamu.
| Jenis gathering | Area yang cocok |
| Seminar, workshop, atau pengarahan tahunan | Grand Ballroom, atau salah satu dari empat ruang hasil pembagiannya |
| Makan bersama, perayaan, dan malam penghargaan | Grand Ballroom, dengan registrasi di area pre-function |
| Permainan ringan, piknik, dan acara santai | The Garden, dengan rencana cadangan di dalam ruangan |
| Customer gathering atau networking | Grand Ballroom dan area pre-function |
Katering di BSCC diolah chef in-house yang berpengalaman di hotel bintang lima, jadi menu bisa dibahas bersama tim sesuai jenis acara. Peserta dari luar kota bebas menginap di hotel pilihan perusahaan, dan tim BSCC bisa membantu mengatur akomodasinya. Aktivitas di luar venue, seperti outbound atau rafting, tetap dijalankan penyedia lokal, sedangkan BSCC menyediakan ruang dan jamuan.
Lihat ukuran ruang lengkapnya di halaman venue BSCC, lalu cek ketersediaan tanggal di BSCC lebih awal supaya tanggal gathering Anda belum terisi acara lain.