Agar Gathering Kantor Selesai Tepat Waktu, Begini Menyusun Rundown-nya!

Susunan acara gathering perusahaan adalah urutan kegiatan dari registrasi sampai penutupan. Isinya mencakup jam, durasi, penanggung jawab tiap sesi, dan waktu cadangan.Waktu cadangan ini penting supaya kalau satu sesi molor, jadwal acara berikutnya tidak ikut bergeser.

Susunan acara yang baik memberi waktu yang cukup untuk sambutan, makan bersama, dan permainan, sehingga tidak ada sesi yang dipotong atau dijalankan terburu-buru.

Artikel ini membahas isi wajib susunan acara gathering perusahaan dan cara menyusunnya, dimulai dari jam yang tidak bisa berubah. Ada juga dua contoh rundown, yaitu untuk acara setengah hari dan satu hari penuh, serta daftar yang perlu disepakati dengan pihak venue sebelum hari H.

Isi Wajib dalam Rundown Gathering Perusahaan

Hampir semua gathering kantor mengikuti urutan yang sama yaitu registrasi, pembukaan, sambutan, aktivitas utama, makan, hiburan atau penghargaan, doorprize, foto bersama, lalu penutup. Bagian yang paling berbeda antarperusahaan biasanya ada di aktivitas utama, karena pilihan kegiatan employee gathering bergantung pada jumlah peserta, venue, dan tujuan acara.

Walaupun isinya berbeda, setiap sesi dalam rundown acara gathering tetap ditulis dengan kolom yang sama. Dengan begitu, panitia, MC, dan pihak venue memakai jadwal yang sama.

Susun dari Jam yang Tidak Bisa Digeser

Rundown yang tidak mudah berantakan saat ada sesi yang molor dimulai dari jam-jam yang tidak bisa diubah. Setelah jam itu ditetapkan, baru sesi lain diisi, di antaranya. Jam yang biasanya tidak bisa diubah:

• Jam mulai dan jam selesai sewa venue, karena di luar jam itu ruangan bisa dipakai untuk acara lain.
• Jam saji makanan yang sudah disepakati dengan katering, karena dapur perlu waktu yang tidak sebentar untuk mempersiapkan makanan. 
• Jam kedatangan peserta, misalnya jadwal jemputan dari hotel atau jadwal pesawat peserta dari luar Bali.
• Jam pulang, terutama kalau ada peserta yang harus mengejar penerbangan.

Setelah jam-jam itu ditetapkan, susun sesi lainnya dengan tiga aturan berikut:

• Siapkan jeda cadangan. Contohnya, 10–15 menit setiap dua sesi. Kalau jeda tidak terpakai, peserta bisa mengobrol. Kalau tidak ada jeda, ketika ada satu sesi yang molor maka akan menggeser semua sesi berikutnya.
• Tentukan sesi yang boleh dipersingkat, lalu beri tahu MC. Kalau hal ini tidak diputuskan, biasanya sesi terakhir yang terpotong, padahal sesi itu sering berisi penghargaan atau pesan penutup dari pimpinan.
• Batasi sambutan. Tentukan berapa orang yang memberi sambutan dan berapa lama durasinya, lalu sampaikan batas itu ke masing-masing sebelum acara.

Urutan sesi juga perlu disesuaikan dengan energi peserta. Sesi yang butuh konsentrasi, seperti paparan manajemen, lebih cocok di pagi hari. Setelah makan, isi dengan kegiatan yang membuat peserta bergerak. Untuk acara di Bali, games outdoor lebih nyaman dilakukan pagi atau sore daripada siang hari.

Kalau makan siang memakai sistem bufet, hitung juga waktu antri, bukan hanya waktu makannya.

Semua jam ini kemudian disepakati bersama venue, katering, dan pengisi acara saat technical meeting. Dengan begitu, semua pihak memakai versi rundown yang sama.

Contoh Susunan Acara Gathering Perusahaan Setengah Hari

Contoh rundown gathering kantor ini untuk acara indoor sekitar empat jam di pagi hari, ditutup dengan makan siang bersama. Karena makan siang ada di akhir, jam saji katering menjadi jam yang tidak bisa diubah. Peserta juga punya waktu mengobrol tanpa harus buru-buru pulang.

Kalau acara diadakan siang sampai sore, geser semua jamnya dan pindahkan makan siang ke awal acara. Sebaiknya jangan taruh sesi paparan tepat setelah makan, karena di jam itu konsentrasi peserta biasanya paling rendah. Kalau gathering berisi paparan panjang dari beberapa pembicara, polanya lebih mirip susunan acara seminar daripada contoh di atas.

Pola ini juga bisa jadi dasar susunan acara family gathering, dengan menambahkan kegiatan untuk anak dan keluarga.

Contoh Rundown Gathering Satu Hari Penuh di Satu Venue

Contoh rundown gathering ini untuk perusahaan yang pesertanya datang dari beberapa hotel. Sesi perusahaan diadakan pagi hari, kegiatan kelompok siang sampai sore, lalu ditutup dengan makan malam dan penghargaan. Karena semua sesi ada di satu lokasi, tidak ada waktu yang terbuang di perjalanan.

Pada rundown acara gathering satu hari penuh, jadwal paling sering molor saat ruangan harus ditata ulang. Tanyakan ke venue berapa lama waktu yang dibutuhkan, lalu masukkan durasi itu ke rundown sebagai sesi tersendiri, contoh seperti baris 17.00–18.00 di atas.

Kalau sesi penghargaan malam dibuat lebih besar, dengan banyak kategori dan prosesi di panggung, formatnya sudah mirip awarding night. Durasinya perlu dihitung terpisah, dan kategorinya bisa dipilih dari jenis penghargaan pegawai yang paling sesuai dengan pencapaian tahun itu.

Kerangka ini juga bisa dipakai untuk format lain. Kalau keluarga karyawan ikut, jam dan kegiatannya perlu disesuaikan dengan anak-anak, seperti pada susunan acara family gathering. Kalau gathering digabung dengan outing kantor di Bali, waktu perjalanan antar lokasi harus dimasukkan ke rundown. 

Acara malam yang lebih formal bisa dikembangkan menjadi gala dinner perusahaan, sedangkan acara beberapa hari biasanya disusun sebagai rangkaian company gathering di Bali.

Hal yang Disepakati dengan Venue Sebelum Rundown Dikunci

Rundown baru bisa dipakai bersama setelah jam-jam pentingnya disetujui oleh venue dan katering. Berikut hal-hal yang perlu disepakati:

1. Jam akses ruangan dan jam selesai sewa. Sertakan juga jam masuk barang dan dekorasi, karena vendor dekorasi biasanya datang lebih awal dari panitia.
2. Jam saji dan cara penyajian makanan. Buffet dan plated butuh waktu makan yang berbeda, jadi durasi sesi makan di rundown perlu disesuaikan.
3. Lokasi registrasi dan coffee break. Keduanya biasanya ditaruh di area pre-function, supaya ruang utama bisa disiapkan tanpa terganggu oleh tamu yang baru datang.
4. Waktu untuk mengubah layout. Misalnya, dari model teater ke meja kelompok atau dari meja kelompok ke meja makan malam.
5. Rencana cadangan untuk sesi outdoor. Tentukan ruang pengganti, kapasitasnya, dan batas waktu untuk memutuskan untuk pindah ke dalam. Rencana ini penting untuk gathering di akhir tahun sampai awal tahun, karena BMKG memperkirakan musim hujan 2026/2027 di Bali mulai bertahap pada November–Desember 2026 dan mencapai puncaknya di sebagian besar Bali pada Februari 2027.
6. Kebutuhan teknis per sesi. Catat kebutuhan mikrofon, layar, dan sound untuk area outdoor di setiap sesi, bukan hanya sekali untuk seluruh acara.
7. Jadwal peserta dari luar Bali. Cocokkan jam mendarat, jam check-in hotel, dan jarak hotel ke venue. Sebaiknya sesi pertama tidak dimulai sebelum peserta terakhir tiba.

Semua poin ini paling mudah dicek langsung saat site inspection. Kalau perusahaan tidak ingin terikat paket kamar hotel, ada juga venue yang menyewakan ballroom tanpa kewajiban menginap.

Kesalahan yang Membuat Susunan Acara Molor

Sebagian besar keterlambatan muncul dari beberapa kebiasaan yang sama:

• Terlalu banyak sambutan, atau pemberi sambutan tidak diberi batas waktu.
• Tidak ada jeda cadangan sama sekali di rundown.
• Jam makan tidak disepakati dengan katering, sehingga peserta harus menunggu hidangan atau antre terlalu lama.
• Semua doorprize dibagikan di awal, sehingga peserta tidak punya alasan untuk tetap tinggal sampai acara selesai.
• Games outdoor dijadwalkan di jam paling panas.
• Sesi paling penting ditaruh di urutan terakhir, padahal sesi terakhir yang paling sering terpotong.

Setelah rundown selesai disusun, uji dulu lewat gladi bersih di lokasi sebelum hari H. Dengan begitu, sesi yang berpotensi molor bisa ketahuan sebelum acara dimulai.

Menggelar Gathering Perusahaan di Grand Ballroom dan The Garden BSCC

Kedua contoh rundown di atas bisa dijalankan di satu lokasi, yaitu Bali Sunset Road Convention Center (BSCC).

Sesi perusahaan, workshop, dan makan malam bisa diadakan di Grand Ballroom di lantai mezzanine. Luasnya 929 m², tinggi plafonnya 6 m, dan kapasitasnya sampai 1.000 tamu. Ballroom ini bisa disekat menjadi empat ruang, jadi diskusi kelompok tidak perlu pindah gedung. Registrasi dan coffee break diadakan di area pre-function di depan ballroom, sehingga ruang utama bisa ditata ulang tanpa mengganggu peserta.

Untuk games kelompok atau makan malam yang lebih santai, ada The Garden. Area outdoor ini luasnya 800 m², terhubung langsung dengan gedung, dan bisa menampung sampai 500 tamu. Peralatan dan properti acara bisa dibawa masuk lewat lift besar yang muat untuk kendaraan.

Makanan disiapkan oleh dapur in-house dengan chef berpengalaman di hotel bintang 5, jadi jam saji cukup dibahas dengan satu tim. Peserta juga bebas memilih hotel, dan tim BSCC bisa membantu mengatur akomodasinya.

Cek tanggal gathering perusahaan Anda di BSCC, atau lihat ketersediaan tanggal venue.