Apa itu konferensi pers — Melalui konferensi pers, informasi penting seperti peluncuran produk baru, perubahan kebijakan, atau klarifikasi isu-isu tertentu dapat disampaikan dengan cara yang terstruktur dan efektif.
Untuk memahaminya, berikut penjelasan mendalam tentang apa itu konferensi pers, tujuan diadakannya, serta langkah-langkah penting dalam menyelenggarakan konferensi pers yang sukses.
Apa Itu Konferensi Pers?
Konferensi pers adalah salah satu alat komunikasi penting yang digunakan oleh perusahaan, organisasi, atau individu untuk menyampaikan informasi secara resmi kepada publik dan media massa.
Konferensi pers perlu dilakukan untuk mengumumkan berita, meluncurkan produk baru, menanggapi isu terkini, atau membangun citra positif.
Contoh konferensi pers di Indonesia antara lain pengumuman status tersangka atau proses penyelidikan kasus oleh pihak kepolisian.
Sementara, contoh konferensi internasional adalah konferensi atau wawancara pasca pertandingan olahraga antar negara.
Langkah Menyelenggarakan Konferensi Pers yang Efektif
Setelah mengetahui arti konferensi pers yang tidak lain adalah sebuah acara jumpa pers resmi, berikut ini 7 langkah yang bisa dilakukan untuk menggelar konferensi pers yang efektif:
1. Menentukan Tujuan dan Target Audiens
Langkah pertama untuk menghasilkan konferensi pers yang efektif adalah menentukan tujuan dan target audiensnya.
Misalnya saja dengan menjawab pertanyaan “Apa yang ingin Anda capai dengan konferensi pers?”
Apakah itu untuk menginformasikan produk dan program baru?
Atau melakukan konfirmasi dan klarifikasi atas isu dan konflik tertentu?
Ataukah untuk membangun hubungan yang baik dengan rekan-rekan media?
Pertanyaan mengenai tujuan ini memudahkan Anda untuk menyusun rundown acara, menentukan daftar tamu undangan, memilih lokasi yang sesuai, hingga menyusun konten yang diperlukan.
Selain itu, penentuan tujuan juga memudahkan Anda untuk melakukan evaluasi terkait efektifitas konferensi pers tersebut.
Selanjutnya adalah menentukan target audiensnya.
Apakah Anda menyasar para jurnalis dan rekan media, para influencer dan tokoh masyarakat, ataukah masyarakat umum?
Dengan mengetahui target audiens, Anda dapat menyusun format, bahasa, dan alur pesan yang tepat.
Hal ini membantu meminimalisir adanya kesalahpahaman dan penerimaan informasi yang keliru.
2. Memilih Waktu dan Tempat yang Tepat
Pemilihan waktu merupakan hal krusial dalam penyelenggaraan konferensi pers. Sebab jika Anda salah memilih momen, bisa jadi konferensi pers yang diadakan sepi audiens.
Karena itu, usahakan untuk menghindari pelaksanaan konferensi pers pada saat hari libur nasional, hari keagamaan, ataupun di momen-momen berkumpul bersama keluarga.
Pilihlah hari-hari aktif bekerja, sehingga Anda tak perlu kerepotan menyesuaikan jadwalnya.
Selanjutnya, memilih tempat yang mudah diakses dan memiliki fasilitas yang memadai untuk menampung jumlah tamu yang diharapkan.
Sebab jika venue yang digunakan tidak memadai, akan berpengaruh pada kenyamanan selama konferensi pers.
Hal ini secara tidak langsung mempengaruhi minat audiens, sekaligus dapat menjadi catatan citra yang buruk bagi perusahaan.
Anda harus mengusahakan agar audiens merasa “ketagihan” untuk menghadiri konferensi pers yang Anda selenggarakan, salah satunya karena lokasi yang nyaman.
3. Menyusun Pesan yang Jelas dan Menarik
Pesan yang disampaikan merupakan inti dalam sebuah konferensi pers.
Karenanya hindari menggunakan bahasa yang bertele-tele dan terlalu rumit.
Sebab ini dapat menyebabkan kesalahpahaman pada audiens.
Hindari juga menggunakan bahasa, istilah, dan kata-kata yang tidak sesuai dengan level audiens yang Anda pilih.
Usahakan susunlah pesan menggunakan bahasa yang singkat, padat, dan mudah dipahami.
Penguatan pesan ini juga dapat Anda lakukan dengan menambahkan ilustrasi berupa gambar, video, dan data.
Selain untuk mematenkan pemahaman audiens, ini juga membuat pesan lebih menarik dan tidak monoton.
Terakhir, pastikan sang penyampai materi sudah berlatih dengan baik, untuk dapat berbicara di hadapan audiens dengan jelas, percaya diri, dan antusias.
Sebab cara penyampaian yang salah akan membuat pesan yang disampaikan tidak akan diterima dengan maksimal oleh audiens.
4. Mengundang Media dan Influencer
Keberadaan rekan media dan influencer dapat menjadi salah satu ujung tombak dalam publikasi.
Karenanya Anda harus menyusun daftar media, rekan jurnalis, dan influencer yang sekiranya cocok untuk menyampaikan pesan yang telah disusun.
Hindari untuk mengundang pihak-pihak yang memiliki pandangan atau kepentingan berbeda, karena berisiko menimbulkan rasa tidak percaya audiens.
Dan yang terpenting, pilihlah media dan influencer yang relevan dengan target audiens Anda.
Setelah menentukan daftar tamu undangan, kirmkanlah undangan resmi yang memuat informasi lengkap tentang konferensi pers, termasuk waktu, tempat, dan topik yang akan dibahas.
Yang terakhir, lakukan follow-up untuk memastikan kehadiran mereka.
Hal ini juga dibutuhkan untuk menentukan media kit yang perlu disiapkan.
5. Mempersiapkan Materi Pendukung
Selain mempersiapkan materi secara cetak untuk kemudian dibagikan kepada audiens, Anda juga harus menyiapkan materi presentasi.
Susunlah materi dengan tampilan yang informatif, to the point, dan berisi data serta ilustrasi pendukung.
Hindari menggunakan presentasi yang monoton dan hanya berisi tulisan, agar audiens merasa tertarik untuk terus mendengarkian.
Siapkan juga lembar pertanyaan dan jawaban untuk mengantisipasi adanya pertanyaan dari audiens.
6. Melaksanakan Konferensi Pers dengan Profesional
Setelah mengetahui apa itu konferensi pers dan fungsinya, tibalah saatnya Anda melakukan konferensi pers.
Pastikan untuk melakukannya dengan profesional, dengan beberapa catatan berikut:
- Tiba di tempat konferensi pers lebih awal untuk memastikan semuanya berjalan lancar.
- Sambut tamu dengan ramah dan berikan mereka informasi yang mereka butuhkan.
- Awali konferensi pers dengan perkenalan dan sambutan singkat.
- Sampaikan pesan Anda dengan jelas dan antusias.
- Sesi tanya jawab harus terkendali dan berikan waktu yang cukup untuk semua pertanyaan.
- Akhiri konferensi pers dengan ucapan terima kasih kepada semua tamu.
7. Mengoptimalkan SEO untuk Konferensi Pers
Search Engine Optimization (SEO) merupakan teknik publikasi yang membantu artikel Anda untuk dikenali oleh Google.
Ini akan memudahkan artikel atau website Anda untuk muncul di halaman pencarian Google, sehingga dapat meningkatkan awareness audiens.
Beberapa tahapan yang bisa dilakukan untuk melakukan optimasi SEO dalam konferensi pers adalah:
- Riset Kata Kunci: Lakukan riset kata kunci untuk mengidentifikasi kata kunci yang relevan dengan topik konferensi pers Anda. Gunakan kata kunci tersebut dalam judul, siaran pers, materi presentasi, dan website Anda.
- Optimasi Website: Pastikan website Anda dioptimalkan untuk memenuhi kriteria mesin pencari. Beberapa caranya adalah menggunakan meta tag relevan, buat struktur website yang jelas, dan tingkatkan kecepatan loading website.
- Promosi Online: Promosikan konferensi pers Anda di berbagai platform, seperti media sosial, website, dan email marketing. Gunakanlah hashtag yang relevan dan tag media dan influencer yang Anda undang.
- Pelaporan Hasil: Setelah konferensi pers selesai, lacaklah hasil publikasi Anda. Pantau berapa banyak artikel berita yang diterbitkan, berapa pengunjung website Anda, dan berapa banyak interaksi yang terjadi di media sosial.
Tips Mengadakan Acara Konferensi Pers
Selain 7 langkah di atas, beberapa tips lainnya yang bisa Anda terapkan untuk konferensi pers yang efektif adalah:
Gunakan juru bicara yang kompeten dan pandai berkomunikasi
Kehadiran juru bicara yang kompeten dalam menyampaikan pesan dapat meminimalisir adanya salah informasi dan blunder.
Sehingga dapat membantu meningkatkan efektifitas konferensi pers Anda.
Siapkan media streaming
Siapkanlah video atau audio streaming konferensi pers untuk dapat menjangkau audiens yang lebih luas.
Usahakan juga untuk membuka ruang diskusi selama konferensi pers berlangsung.
Ini dapat dilakukan dengan menggunakan fitur live di sosial media.
Itulah penjelasan mengenai apa itu konferensi pers dan contoh konferensi nasional serta internasional.
Penyelenggaraan konferensi pers yang efektif merupakan kesatuan dari pesan yang matang, publikasi yang tepat sasaran, dan venue yang profesional.
Book Us NOW
Bagi Anda yang berencana menyelenggarakan konferensi pers di daerah Bali maka Anda dapat menghubungi Bali Sunset Road Convention Center (BSCC).
Convention center yang memiliki layanan bintang 5 ini menyediakan venue dengan kapasitas beragam, mulai dari 300 hingga 1000 orang, sehingga dapat digunakan untuk konferensi dengan skala nasional maupun internasional.
BSCC juga bekerja sama dengan berbagai hotel di Bali, sehingga Anda tak perlu risau memikirkan akomodasi tamu undangan dan panitia selama konferensi berlangsung.
Tak hanya itu, tim BSCC juga menyediakan event planner yang akan membantu Anda mewujudkan gelaran konferensi pers yang sukses.
Bersama BSCC, Anda akan mendapatkan pengalaman konsultasi premium, mulai dari perencanaan, persiapan, hingga eksekusi acara, dengan harga yang terjangkau.
Follow Us on Social Media
Instagram @balisunsetroadconvention
YouTube Bali Sunset Road Convention Center
LinkedIn Bali Sunset Road Convention Center