Contoh conference — Di era yang serba cepat ini, konferensi menjadi platform penting bagi korporasi untuk tetap terdepan dalam tren industri,
menjalin koneksi dengan para pemangku kepentingan, dan meningkatkan visibilitas merek.
Conference artinya sebuah pertemuan formal yang diselenggarakan untuk membahas topik tertentu, biasanya dalam lingkup industri, profesi, atau akademis.
Konferensi merupakan salah satu komponen penting dalam industri MICE (Meetings, Incentives, Conventions, and Exhibitions).
Berbagai jenis konferensi diadakan dengan tujuan beragam, mulai dari edukasi dan pengembangan profesional, hingga peluncuran produk dan promosi brand.
Bila korporasi Anda berencana menggelar konferensi, berikut ini poin penting yang harus diketahui.
Manfaat Konferensi bagi Korporasi
Menghadiri konferensi dalam sebuah ruang serbaguna dapat memberikan banyak manfaat bagi perusahaan, seperti:
Memperoleh Informasi dan Pengetahuan Baru
Konferensi menghadirkan para pakar dan pemimpin industri yang berbagi pengetahuan dan wawasan terbaru dalam bidang terkait.
Hal ini memungkinkan korporasi untuk:
- Memahami tren industri dan perkembangan teknologi terkini.
- Mempelajari strategi dan solusi baru untuk meningkatkan bisnis.
- Mendapatkan inspirasi dan ide-ide inovatif.
Membangun Jaringan dan Koneksi
Konferensi meeting bisa menyediakan kesempatan untuk bertemu dengan calon klien, mitra bisnis, dan influencer di industri Anda.
Hal ini dapat membantu korporasi untuk:
- Memperluas jangkauan pasar dan meningkatkan peluang bisnis.
- Membangun relasi dan kerjasama yang saling menguntungkan.
- Meningkatkan visibilitas dan reputasi merek di mata para pemangku kepentingan.
Meningkatkan Reputasi Merek
Partisipasi dalam konferensi ternama dapat meningkatkan kredibilitas dan visibilitas merek Anda di mata para pemangku kepentingan.
Hal ini dapat membantu korporasi untuk:
- Memperkuat positioning merek sebagai pemimpin dalam industri.
- Meningkatkan kepercayaan dan loyalitas pelanggan.
- Menarik investor dan talenta terbaik untuk bergabung dengan perusahaan.
Meningkatkan Peluang Bisnis
Konferensi dapat membuka peluang baru untuk kerjasama bisnis, investasi, dan pengembangan pasar.
Hal ini dapat membantu korporasi untuk:
- Menemukan mitra bisnis baru dan memperluas pasar.
- Mengembangkan produk dan layanan baru yang sesuai dengan kebutuhan pasar.
- Meningkatkan pendapatan dan keuntungan perusahaan.
Meningkatkan Motivasi dan Semangat Karyawan
Mengirimkan karyawan ke konferensi dapat meningkatkan motivasi dan semangat mereka untuk bekerja lebih baik.
Hal ini dapat membantu korporasi untuk:
- Meningkatkan produktivitas dan kinerja karyawan.
- Menciptakan budaya belajar dan pengembangan yang positif.
- Meningkatkan retensi karyawan dan mengurangi turnover.
Tahapan Pelaksanaan Konferensi untuk Korporasi
Konferensi merupakan platform strategis bagi korporasi untuk memperkuat brand image, menjalin relasi, dan membuka peluang bisnis baru.
Namun, menyelenggarakan event yang sukses membutuhkan perencanaan matang dan pelaksanaan yang terorganisir.
Berikut panduan lengkap tahapan mengadakan konferensi bagi korporasi:
Fase Pra-Konferensi:
1. Penetapan Tujuan dan Target:
- Tetapkan tujuan konferensi yang jelas dan terukur, seperti meningkatkan brand awareness, menjalin relasi dengan target audience, atau meluncurkan produk baru.
- Pastikan tujuan selaras dengan strategi bisnis dan target pasar perusahaan.
2. Pembentukan Tim:
- Bentuk tim yang terdiri dari berbagai divisi terkait, seperti marketing, public relations, IT, dan logistik.
- Delegasikan tugas dan tanggung jawab dengan jelas kepada setiap anggota tim.
- Pastikan tim memiliki keahlian dan pengalaman yang relevan dengan penyelenggaraan konferensi.
3. Penyusunan Anggaran:
- Buatlah anggaran terperinci yang mencakup semua biaya, seperti venue, akomodasi, catering, speaker, materi promosi, dan lain-lain.
- Pastikan anggaran sesuai dengan budget yang tersedia.
- Carilah sponsor dan mitra untuk membantu membiayai konferensi.
4. Penetapan Tanggal dan Lokasi:
- Pilihlah tanggal dan lokasi yang tepat, dengan mempertimbangkan target audience, ketersediaan venue, dan anggaran.
- Pastikan tanggal dan lokasi tidak berbenturan dengan acara penting lainnya.
- Pertimbangkan aksesibilitas lokasi bagi peserta dan kemudahan transportasi.
5. Pemilihan Tema dan Topik:
- Pilihlah tema dan topik yang relevan dengan industri dan target audience.
- Pastikan tema dan topik menarik dan dapat memicu diskusi yang bermanfaat.
- Riset tren terkini dan isu-isu penting dalam industri.
6. Pembuatan Website dan Media Promosi:
- Buatlah website konferensi untuk menampung informasi penting seperti agenda, pembicara, dan pendaftaran.
- Gunakan media sosial dan platform online lainnya untuk mempromosikan konferensi.
- Buatlah materi promosi yang menarik dan informatif, seperti brosur, poster, dan video.
7. Pencarian Sponsor dan Mitra:
- Carilah sponsor dan mitra untuk membantu membiayai konferensi dan menjangkau target audience yang lebih luas.
- Tawarkan paket sponsor yang menarik dan bermanfaat bagi sponsor.
- Jalin kerjasama dengan media massa dan influencer untuk mempromosikan konferensi.
Fase Pelaksanaan Konferensi:
8. Pendaftaran Peserta:
- Buka pendaftaran peserta dan atur sistem pembayaran yang mudah dan aman.
- Pastikan proses pendaftaran berjalan lancar dan terhindar dari kendala teknis.
- Berikan informasi yang jelas dan lengkap kepada peserta tentang konferensi.
9. Penyiapan Venue dan Logistik:
- Pastikan venue konferensi sesuai dengan kebutuhan dan dalam kondisi siap pakai.
- Siapkan logistik seperti sound system, lighting, dan peralatan lainnya dengan baik.
- Lakukan tes teknis untuk memastikan kelancaran acara.
10. Penyiapan Materi dan Presentasi:
- Pastikan pembicara telah menyiapkan materi presentasi yang menarik dan informatif.
- Lakukan sesi latihan presentasi untuk memastikan kelancaran penyampaian materi.
- Siapkan handout dan materi presentasi digital untuk peserta.
11. Pelaksanaan Konferensi:
- Pastikan semua kegiatan konferensi berjalan sesuai dengan agenda yang telah ditetapkan.
- Pantau jalannya acara dan segera atasi jika terjadi kendala.
- Ciptakan suasana yang kondusif dan interaktif bagi peserta.
12. Moderasi Diskusi dan Networking:
- Fasilitasi diskusi dan networking antar peserta untuk memperkaya wawasan dan membangun relasi.
- Ciptakan suasana yang terbuka dan ramah untuk mendorong partisipasi peserta.
- Sediakan ruang dan waktu yang cukup untuk networking.
13. Pengambilan Dokumentasi dan Publikasi:
- Dokumentasikan kegiatan konferensi melalui foto, video, dan artikel.
- Publikasi hasil dokumentasi di website, media sosial, dan platform online lainnya.
- Buatlah laporan konferensi yang komprehensif untuk dokumentasi dan evaluasi.
Fase Pasca-Konferensi:
14. Evaluasi dan Pengumpulan Umpan Balik:
- Lakukan evaluasi terhadap kesuksesan konferensi dan kumpulkan umpan balik dari peserta.
- Gunakan umpan balik untuk meningkatkan kualitas konferensi di masa depan.
- Analisis data peserta, sponsor, dan media sosial untuk mendapatkan insights.
15. Tindak Lanjut dan Networking:
- Tindak lanjuti relasi yang terjalin selama konferensi dan jaga
- Penyebaran Materi Konferensi: Bagikan materi presentasi dan rangkuman diskusi kepada peserta yang berminat.
- Pelaporan dan Analisis Data: Buatlah laporan lengkap tentang pelaksanaan konferensi, termasuk analisis data peserta, sponsor, dan media sosial.
Contoh Conference yang Diadakan Korporasi di Indonesia
Berikut beberapa contoh conference yang diadakan oleh korporasi di Indonesia, dikategorikan berdasarkan bidang industrinya:
Teknologi dan Telekomunikasi:
- Indonesia Mobile Week: Konferensi dan pameran teknologi mobile terbesar di Indonesia, diselenggarakan oleh PT Dyandra Promosindo.
- TechWave Jakarta: Konferensi teknologi dan startup terkemuka di Indonesia, diselenggarakan oleh PT Media Kita Digital.
- Indonesia Fintech Festival: Konferensi dan pameran teknologi finansial terbesar di Indonesia, diselenggarakan oleh Asosiasi Fintech Indonesia (AFTECH).
E-commerce dan Logistik:
- Indonesia E-commerce Summit: Konferensi e-commerce terbesar di Indonesia, diselenggarakan oleh PT Dyandra Promosindo.
Indonesia Ecommerce Summit conference in Indonesia - Indonesia Logistics & Supply Chain Summit: Konferensi dan pameran logistik dan rantai pasokan terkemuka di Indonesia, diselenggarakan oleh PT Dyandra Promosindo.
Indonesia Logistics & Supply Chain Summit Conference in Indonesia - Indonesia Retail Summit: Salah satu contoh conference ritel terbesar di Indonesia, diselenggarakan oleh PT Dyandra Promosindo.
Energi dan Pertambangan:
- Indonesia International Mining Conference & Exhibition (Iminco): Konferensi dan pameran pertambangan internasional terbesar di Indonesia, diselenggarakan oleh PT Dyandra Promosindo.
- Indonesia Oil & Gas Conference & Exhibition (IOGCE): Konferensi dan pameran minyak dan gas terbesar di Indonesia, diselenggarakan oleh PT Dyandra Promosindo.
- Indonesia Energy Forum: Konferensi energi terkemuka di Indonesia, diselenggarakan oleh PT Media Kita Digital.
Conference artinya kesempatan membangun koneksi, mendapatkan informasi, dan membuka peluang baru untuk diri sendiri dan organisasi. Dengan mengikuti konferensi secara efektif, Anda dapat memaksimalkan manfaatnya dan mencapai tujuan yang Anda inginkan.
Book Us Now
Jika Anda berencana untuk menggelar event berkonsep konferensi, namun belum memiliki pengalaman yang mumpuni untuk merencanakannya,
maka maka Anda dapat berkonsultasi dengan event specialist dari Bali Sunset Road Convention Center (BSCC).
Convention center di bawah naungan Weggis Collection ini menghadirkan layanan event consultant dan event management berkualitas bintang 5,
yang telah berpengalaman dalam merencanakan dan menggelar berbagai event MICE, mulai dari konferensi, rapat, hingga kegiatan sosial dan organisasi.
BSCC juga memiliki venue dengan kapasitas beragam, yang dapat Anda gunakan untuk menggelar event bepeserta terbatas, hingga berjumlah besar mencapai 1000 orang.
Dengan kerja sama vendor yang juga luas, BSCC akan membantu mempersiapkan dan menyukseskan gelaran konferensi Anda, mulai dari konsep hingga penentuan teknis acara.
Konsultasikan sekarang perencanaan event Anda bersama BSCC
Follow Us on Social Media
Instagram @balisunsetroadconvention
YouTube Bali Sunset Road Convention Center
LinkedIn Bali Sunset Road Convention Center