Contoh konferensi — Konferensi adalah platform strategis bagi korporasi untuk mempromosikan brand, menjalin relasi, dan meningkatkan brand awareness.
Saat ini konferensi tidak hanya terpaku pada format tradisional, tetapi juga menawarkan berbagai konsep menarik yang dapat disesuaikan dengan tujuan dan target audiens.
Artikel ini akan membahas secara komprehensif tentang contoh konferensi yang tepat untuk dilaksanakan oleh korporasi, mulai dari perencanaan hingga evaluasi.
1. Perencanaan

a. Menentukan Tujuan
Tentukanlah apa yang ingin Anda capai dengan konferensi ini?
Apakah Anda ingin meningkatkan brand awareness, menghasilkan leads, atau meluncurkan produk baru?
Menentukan tujuan konferensi dengan jelas akan membantu Anda dalam menentukan strategi dan langkah selanjutnya.
b. Menetapkan Target Audience
Petakanlah siapa yang ingin Anda jangkau dengan konferensi ini, dan cari tahu tentang apa minat, kebutuhan, dan preferensinya.
Memahami target audience Anda akan membantu Anda dalam memilih tema, pembicara, dan format konferensi yang tepat.
c. Memilih Tema dan Topik
Prioritaskanlah tema yang relevan dengan industri, produk, atau layanan korporasi dari berbagai contoh konferensi yang telah usai.
Cara melaksanakan konferensi dengan seperti ini akan membantu Anda untuk memilih topik yang menarik dan informatif bagi target audience Anda.
Dalam penyusunan materi konferensi, pastikanlah untuk selalu menyelaraskannya dengan tujuan perusahaan Anda.
d. Menentukan Tanggal dan Lokasi
Tanggal dan tempat pelaksanaan yang tepat sangat menentukan keberhasilan sebuah konferensi.
Selain memilih tanggal yang tidak berbenturan dengan acara lain yang relevan, utamakan juga lokasi yang mudah diakses oleh audiens.
Lebih jauh, pastikan juga venue yang nantinya digunakan memiliki fasilitas yang memadai untuk menampung jumlah peserta yang direncanakan.
e. Menyusun Anggaran
Buatlah anggaran yang realistis untuk semua aspek konferensi, mulai dari biaya venue, akomodasi, catering, pembicara, hingga marketing.
Pastikan juga anggaran Anda sesuai dengan tujuan dan skala konferensi.
f. Membentuk Tim
Bentuklah tim yang terdiri atas orang-orang yang kompeten dan bertanggung jawab untuk menangani berbagai aspek konferensi.
Setelahnya, distribusikanlah tugas dengan jelas kepada setiap anggota tim.
2. Promosi
a. Membangun Website dan Media Sosial Konferensi
Buatlah website dan media sosial untuk mempromosikan acara konferensi pers dan menarik peserta.
Nantinya, maksimalkanlah platform ini untuk membagikan informasi tentang tema, pembicara, agenda, dan pendaftaran konferensi.
b. Mengirimkan Press Release
Kirimkanlah press release ke media massa untuk memberitahukan tentang konferensi dan menarik perhatian publik.
Tak hanya untuk bahan promosi, aktivitas ini juga dapat menguatkan hubungan perusahaan dengan rekan media.
Jangan lupa untuk memastikan press release Anda informatif dan menarik.
c. Melakukan Email Marketing
Kirimkan email marketing ke target audience Anda untuk mengundang mereka menghadiri konferensi.
Untuk membantu membangun citra positif, gunakan email marketing ini untuk sekaligus menawarkan diskon early bird atau paket khusus.
d. Menjalin Kemitraan
Jalinlah kemitraan dengan organisasi atau influencer yang relevan untuk memperluas jangkauan promosi Anda.
Siapkan juga panduan materi promosi yang terperinci, demi menghindari kesalahaninformasi yang diterima oleh calion audiens.
3. Pembicara dan Konten
a. Mengundang Pembicara yang Tepat
Pilihlah pembicara yang ahli di bidangnya dan memiliki reputasi yang baik.
Pastikan juga pembicara tersebut dapat menyampaikan topik dengan menarik dan informatif.
Adapun untuk meningkatkan minat audiens, pertimbangkan untuk mengundang pembicara yang terkenal dan berpengaruh untuk menarik peserta.
b. Menyusun Agenda yang Menarik

Susunlah agenda yang menarik dan informatif dengan berbagai sesi, termasuk keynote speech, panel diskusi, workshop, dan networking opportunities.
Pastikan agenda konferensi tersebut sesuai dengan tema dan tujuan konferensi.
Terakhir, jangan lupa untuk mengalokasikan waktu yang cukup bagi peserta untuk berinteraksi dan networking.
c. Menyediakan Materi yang Berkualitas
Sediakanlah materi konferensi yang berkualitas seperti handout, slide presentasi, dan video.
Agar audiens tidak bosan dan dapat mengikuti kegiatan, pastikan materi konferensi yang disusun bersifat informatif, menarik, dan mudah dipahami.
4. Logistik dan Operasional
a. Memilih Venue dan Menyiapkan Fasilitas
Pilihlah venue ruang konferesi yang sesuai dengan skala dan format kegiatan.
Pastikan juga venue memiliki fasilitas yang memadai seperti sound system, lighting, dan internet.
Pemilihan venue yang keliru berisiko membuat konferensi tak berjalan sesuai rencana. Hal ini juga berpotensi membuat audiens tidak nyaman.
b. Mengurus Perizinan dan Izin
Uruslah semua perizinan dan izin yang diperlukan untuk mengadakan konferensi.
Pastikan juga Anda mematuhi semua peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.
c. Menyiapkan Akomodasi dan Transportasi
Bekerjasamalah dengan hotel atau agen perjalanan untuk menyediakan akomodasi dan transportasi bagi peserta.
Jika memungkinkan, tawarkan paket akomodasi dan transportasi yang menarik dan terjangkau.
e. Mengelola Catering dan Hospitality
Bekerjasamalah dengan catering company untuk menyediakan makanan dan minuman bagi peserta.
Pastikan makanan dan minuman berkualitas tinggi dan sesuai dengan preferensi peserta.
Tak kalah penting, pastikan juga untuk menyajikan layanan hospitality yang baik kepada peserta.
5. Pelaksanaan
a. Menyambut Peserta dan Tamu Undangan
Dari berbagai contoh konferensi yang ada, cobalah untuk menyambut peserta dan tamu undangan dengan ramah dan profesional.
Setelah itu, pastikan mereka mendapatkan informasi yang mereka butuhkan.
Untuk memastikan kenyamanan peserta, Anda dapat menugaskan panitia untuk membantu mereka beradaptasi dengan lingkungan konferensi.
b. Memastikan Kelancaran Acara
Pantaulah kelancaran acara secara keseluruhan, mulai dari mengecek rundown, memastikan kesediaan pengisi acara, hingga memeriksa kesiapan teknis.
Hal ini membantu Anda untuk mencegah kendala yang mungkin terjadi.
c. Mendorong Interaksi dan Networking
Ciptakanlah suasana yang kondusif untuk interaksi dan networking antara peserta.
Hal ini dapat Anda hadirkan dengan mengadakan sesi networking yang terstruktur dan tidak terstruktur.
Untuk memaksimalkan interaksi, Anda juga dapat menggunakan platform media sosial.
6. Evaluasi dan Tindak Lanjut
a. Mengumpulkan Data dan Umpan Balik
Kumpulkanlah data dan umpan balik dari peserta tentang konferensi.
Nantinya, data ini dapat dijadikan sebagai bahan untuk mengevaluasi pelaksanaan konferensi.
Hasilnya, Anda dapat mengidentifikasi bagian apa saja yang perlu diperbaiki untuk konferensi berikutnya.
b. Tetap Terhubung dengan Peserta
Pastikan untuk tetap terhubung dengan peserta setelah konferensi.
Anda dapat melakukannya denga mengirimkan email thank you note dan follow-up email.
Sertakan juga lampiran materi konferensi dan informasi lainnya, untuk memastikan peserta menerima informasi yang tepat.
Konferensi adalah event penting untuk membantu meningkatkan kesadaran masyarakat terkait nilai-nilai positif yang dimiliki oleh sebuah korporasi.
Untuk menghadirkan konferensi yang tepat dan berkesan, pastikan untuk melakukan perencanaan yang matang dan evaluasi yang kontinyu.
Book Us Now
Jika Anda berencana menyelenggrakan konferensi, namun masih awam dalam menentukan konsep yang tepat, Anda dapat bekerja sama dengan event specialist dari Bali Sunset Road Convention Center (BSCC).
Tim asuhan Weggis Collection ini berpengalaman dalam menyelenggarakan berbagai event MICE, mulai dari konferensi, pameran, hingga kegiatan sosial dan organisasi.
BSCC akan memberikan Anda layanan premium bintang 5 dengan harga kompetitif, dan memastikan setiap detail acara Anda terlaksana dengan sempurna. Mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga pasca-acara.
BSCC juga menyediakan venue indoor dan outdoor dengan berbagai kapasitas, sehingga Anda dapat memaksimalkan konsep acara, baik itu dengan ribuan tamu undangan, maupun yang private dan terbatas.
BSCC juga telah dibekali dengan teknologi yang modern dan canggih, hingga jalinan mitra dengan hotel-hotel berbintang di Bali untuk memaksimalkan akomodasi acara.
Konsultasikan sekarang rencana pameran Anda bersama BSCC.
Follow Us on Social Media
Instagram @balisunsetroadconvention
YouTube Bali Sunset Road Convention Center
LinkedIn Bali Sunset Road Convention Center