Apa Itu Meeting? Pengertian, Tujuan, dan Jenis-Jenisnya

Meeting adalah pertemuan sekelompok orang untuk membahas sesuatu dan mencapai tujuan bersama, misalnya bertukar informasi, mengumpulkan ide, atau mengambil keputusan. Arti meeting dalam bahasa Indonesia adalah rapat atau pertemuan.

Meeting ada di hampir semua tempat kerja, sekolah, dan organisasi. Artikel ini menjelaskan pengertian, tujuan, jenis-jenisnya, dan cara menyelenggarakan meeting supaya diskusinya menghasilkan keputusan.

Apa itu meeting?

Meeting adalah pertemuan sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Pertemuannya bisa berlangsung tatap muka di satu ruangan, lewat video call, atau gabungan keduanya. Di kantor, kata meeting, rapat, dan pertemuan dipakai bergantian.

Konferensi mirip dengan meeting. Penjelasannya ada di artikel apa itu konferensi.

Tujuan meeting

Meeting diadakan karena ada hal yang lebih cepat selesai kalau dibahas bersama. Tujuan yang paling sering muncul:

• Menyampaikan informasi penting ke semua peserta sekaligus.
• Bertukar pikiran dan mengumpulkan ide baru.
• Mencapai kesepakatan dan mengambil keputusan bersama.
• Menyelaraskan pekerjaan antaranggota tim dan membagi tugas.
• Memperkuat hubungan antaranggota tim.

Satu meeting sebaiknya punya satu tujuan utama. Roger Schwarz, penulis panduan agenda meeting di Harvard Business Review, menyarankan agar tiap topik di agenda ditandai apakah untuk berbagi informasi, meminta masukan, atau mengambil keputusan. Dengan begitu peserta tahu apa yang diharapkan dari mereka sebelum meeting dimulai.

Jenis-jenis meeting

Meeting bisa dikelompokkan dari empat sisi: tujuan, jumlah peserta, frekuensi, dan format.

Berdasarkan tujuan

Berdasarkan jumlah peserta

• Meeting kecil diikuti kurang dari 10 orang, jadi diskusinya lebih personal dan mendalam.
• Meeting sedang diikuti 10 sampai 25 orang. Setiap orang masih bisa bicara, tetapi dinamika kelompok mulai terasa.
• Meeting besar diikuti lebih dari 25 orang. Agenda yang tersusun dan fasilitator yang memimpin membantu peserta tetap fokus dan terlibat.

Berdasarkan frekuensi

Meeting tahunan, atau annual meeting, dibahas lebih lengkap di artikel annual meeting adalah.

Berdasarkan format

• Meeting tatap muka: peserta bertemu langsung di satu tempat.
• Meeting online: peserta tersebar di lokasi berbeda dan terhubung lewat platform seperti Zoom.
• Meeting hybrid: sebagian peserta hadir di ruangan, sebagian lagi bergabung secara online.

Meeting dengan istilah khusus

Briefing adalah pertemuan singkat untuk menyampaikan informasi yang padat tentang satu masalah, dengan peserta yang terbatas. Beberapa meeting lain punya nama dan format sendiri, misalnya kick off meeting untuk membuka proyek baru dan rapat koordinasi untuk menyelaraskan kerja antarbagian.

Memilih jenis meeting yang tepat

Empat hal ini membantu kamu memutuskan:

• Tujuan meeting menentukan formatnya. Brainstorming butuh diskusi terbuka, sedangkan pengumuman cukup lewat briefing singkat.
• Jumlah peserta memengaruhi dinamika diskusi. Makin banyak peserta, makin perlu agenda yang ketat dan fasilitator.
• Bahasan yang luas dan butuh diskusi mendalam lebih cocok dilakukan tatap muka. Kalau informasinya terbatas, briefing lewat platform online sudah cukup.
• Waktu dan tempat ikut menentukan. Meeting dengan peserta banyak lebih cocok di ballroom atau convention center, sedangkan rapat terbatas cukup di meeting room. Pilihan ruangnya ada di daftar meeting room di Bali.

Elemen penting dalam meeting

Meeting yang berjalan baik biasanya punya enam hal ini:

• Tujuan meeting jelas dan dipahami semua peserta.
• Agenda tersusun dan mencakup semua poin yang perlu dibahas.
• Fasilitator memimpin jalannya meeting, melibatkan semua peserta, dan menjaga diskusi tetap pada agenda.
• Peserta hadir tepat waktu dan ikut berkontribusi dalam diskusi.
• Tempat meeting kondusif dan bebas gangguan dari luar.
• Poin penting dicatat dan dibagikan ke semua peserta, biasanya dalam bentuk minutes of meeting.

Tips menyelenggarakan meeting yang efektif

Sebelum meeting

• Matangkan agenda, bahan diskusi, dan materi pendukung. Menurut Schwarz, topik agenda lebih mudah dibahas kalau ditulis sebagai pertanyaan, misalnya “Dalam kondisi apa kita perlu mengatur ulang ruang kantor?” dibanding “pengaturan ruang kantor”.
• Kirim undangan jauh-jauh hari dengan tujuan, agenda, dan waktu meeting yang jelas.

Saat meeting berlangsung

• Mulai dan akhiri meeting tepat waktu supaya waktu semua peserta terhormati.
• Beri kesempatan bicara ke semua peserta, misalnya dengan meminta tiap orang menyampaikan pendapat sebelum diskusi bebas dimulai.
• Jaga diskusi tetap pada agenda. Topik di luar agenda bisa dicatat dan dibahas di meeting lain.
• Tutup dengan keputusan yang jelas: apa yang disepakati, siapa mengerjakan apa, dan kapan selesai.

Setelah meeting

• Bagikan hasil meeting ke semua pihak yang terlibat.
• Pantau tindak lanjutnya supaya keputusan yang disepakati benar-benar dikerjakan.

Ruang meeting di BSCC

Di Bali Sunset Road Convention Center (BSCC), Grand Ballroom seluas 929 m² dengan tinggi langit-langit 6 meter berada di lantai mezzanine dan menampung hingga 1.000 tamu. Ballroom ini bisa dibagi menjadi empat ruang meeting yang lebih kecil. Area pre-function seluas 311 m² di depannya bisa dipakai untuk registrasi dan coffee break. The Garden, area outdoor seluas 800 m² yang terhubung langsung dengan convention center, muat hingga 500 tamu untuk sesi di luar ruangan atau makan malam.

Katering ditangani chef in-house BSCC yang berpengalaman di hotel bintang 5. Peserta bebas memilih hotel tempat menginap, dan tim BSCC bisa membantu mengatur akomodasinya.

Untuk meeting dengan durasi berbeda, lihat paket half day meeting dan fullboard meeting. Kalau tanggalnya sudah ada, cek ketersediaan ruang dan ceritakan kebutuhan meeting kamu ke tim BSCC.