Apa Itu Meeting, Jenis, Tujuan dan Cara Penyelenggaraannya

By /

Apa itu meeting — Meeting merupakan kegiatan yang tak terpisahkan dari kehidupan profesional dan pribadi.

Baik dalam dunia bisnis, pendidikan, maupun organisasi, meeting menjadi wadah penting untuk bertukar informasi, mendiskusikan ide, dan mengambil keputusan bersama.

Artikel ini akan membahas secara lengkap tentang definisi, jenis-jenis, tujuan dan cara menyelenggarakan meeting yang efektif dan produktif.

Apa itu Meeting?

Meeting merupakan pertemuan sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu dan hampir mirip dengan konferensi. Tujuan ini bisa beragam, seperti:

  • Menjadi sarana untuk menyampaikan informasi penting kepada seluruh peserta.
  • Memungkinkan peserta untuk bertukar pikiran dan menghasilkan ide-ide baru.
  • Menjadi forum untuk mencapai konsensus dan membuat keputusan bersama.
  • Membantu memperkuat hubungan antar anggota tim dan meningkatkan rasa kebersamaan.
  • Meeting yang efektif dapat membantu meningkatkan produktivitas tim dan organisasi.

Jenis-jenis Meeting

Berikut adalah beberapa jenis meeting yang umum dijumpai:

1. Meeting Berdasarkan Tujuan

  • Meeting Informasi: Umumnya berguna untuk menyampaikan informasi penting kepada para peserta, seperti pengumuman, laporan kemajuan, dan update terbaru.
  • Meeting Brainstorming: Bertujuan untuk merumuskan ide-ide baru dan kreatif melalui diskusi kelompok yang terstruktur.
  • Meeting Pengambilan Keputusan: Bertujuan untuk mencapai konsensus dan membuat keputusan bersama terkait hambatan atau isu tertentu.
  • Meeting Tim: Digunakan untuk memperkuat hubungan antar anggota tim, meningkatkan rasa kebersamaan, dan menyelesaikan tugas-tugas secara kolaboratif.
  • Meeting Evaluasi: Dirancang untuk menilai kinerja, mengidentifikasi kekurangan, dan merumuskan rencana perbaikan tim.
  • Meeting Pemecahan Masalah: Difokuskan untuk menemukan solusi atas suatu masalah atau kendala yang dihadapi bersama.
  • Meeting Koordinasi: Berfungsi untuk menyelaraskan kegiatan dan memastikan semua pihak bekerja sama secara efektif.

2. Meeting Berdasarkan Jumlah Peserta

  • Meeting Kecil: Melibatkan kurang dari 10 orang, memungkinkan diskusi yang lebih personal dan mendalam.
  • Meeting Sedang: Memiliki 10-25 peserta, memberikan keseimbangan antara partisipasi individu dan dinamika kelompok.
  • Meeting Besar: Melibatkan lebih dari 25 orang, membutuhkan struktur dan fasilitasi yang lebih terorganisir untuk menjaga fokus dan keterlibatan peserta.

3. Meeting Berdasarkan Frekuensi

  • Meeting Harian: Digunakan untuk membahas hal-hal yang mendesak dan membutuhkan update rutin. 
  • Meeting Mingguan: Digunakan untuk memantau kemajuan proyek, menyelesaikan tugas-tugas mingguan, dan membahas rencana mendatang.
  • Meeting Bulanan: Digunakan untuk mengevaluasi kinerja bulanan, membahas strategi jangka panjang, dan membuat keputusan penting.
  • Meeting Tahunan/Annual Meeting: Annual meeting adalah kegiatan yang Digunakan untuk meninjau pencapaian tahunan, menyusun rencana strategis, dan menetapkan target untuk tahun berikutnya.

Selain jenis rapat di atas, Anda juga pasti familiar dengan istilah briefing.

Briefing adalah pertemuan singkat, yang bertujuan untuk menyampaikan informasi secara padat dan jelas.

Briefing umumnya melibatkan peserta yang terbatas, dengan bahasan yang jelas dan fokus pada masalah tertentu.

4. Meeting Berdasarkan Format

  • Meeting Tatap Muka: Format tradisional di mana peserta bertemu secara langsung di satu tempat.
  • Meeting Online: Digunakan untuk menghubungkan peserta yang berada di lokasi berbeda melalui platform online, seperti zoom meeting.
  • Meeting Hybrid: Menggabungkan format tatap muka dan online, memungkinkan fleksibilitas dan partisipasi yang lebih luas.

Memilih Jenis Meeting yang Tepat

tempat-apa-itu-meeting
Apa itu meeting? Inilah contoh meeting dalam meeting room sederhana. (Sumber foto: Pixabay)

Memilih jenis meeting yang tepat tergantung pada beberapa faktor, seperti:

  • Tujuan: Tujuan meeting menjadi faktor utama dalam menentukan format dan struktur yang sesuai.
  • Jumlah peserta: Hal ini berkaitan dengan potensi dinamika yang mungkin terjadi dan mempengaruhi efektivitas meeting.
  • Kebutuhan informasi: Jika membutuhkan muatan informasi yang luas, maka diperlukan diskusi yang mendalam, sehingga lebih dianjurkan untuk melakukan meeting secara tatap muka. Namun, jika muatan informasinya terbatas maka dapat melakukan rapat singkat atau briefing melalui platform online.
  • Waktu dan tempat: Ketersediaan waktu dan tempat dapat menjadi pertimbangan pelaksanaan meeting. Misalnya saja rapat dengan jumlah peserta besar lebih cocok dilakukan di ballroom atau convention center, sementara rapat terbatas di lakukan di meeting room.

Elemen Penting dalam Meeting

Meeting yang efektif dan produktif membutuhkan beberapa elemen penting, yaitu:

  • Pastikan tujuan meeting terdefinisi dengan jelas dan dipahami oleh semua peserta.
  • Buatlah agenda meeting yang terstruktur dan mencakup semua poin penting yang ingin dibahas.
  • Fasilitator bertanggung jawab untuk memimpin jalannya meeting, memastikan semua peserta terlibat aktif, dan menjaga diskusi tetap fokus pada agenda.
  • Dorong semua peserta untuk hadir tepat waktu, aktif berpartisipasi, dan berkontribusi dalam diskusi.
  • Pilihlah tempat meeting yang kondusif dan bebas dari gangguan eksternal.
  • Catatlah poin-poin penting yang dihasilkan dalam meeting dan bagikan kepada seluruh peserta.

Tips Menyelenggarakan Meeting yang Efektif

peserta-apa-itu-meeting
Apa itu meeting dan bagaimana tips menyelenggarakannya dibahas di sini. (Sumber foto: Pixabay)

Berikut beberapa tips untuk menyelenggarakan meeting yang efektif:

  • Luangkan waktu untuk mematangkan agenda, bahan diskusi, dan materi pendukung rapat.
  • Kirim undangan meeting tepat waktu, dengan menyebutkan tujuan meeting, agenda, dan waktu meeting dengan jelas dalam undangan.
  • Mulai dan akhiri meeting tepat waktu untuk menghormati waktu semua peserta, dengan mematuhi waktu yang telah ditentukan.
  • Dorong partisipasi aktif dengan menggunakan teknik fasilitasi yang efektif untuk mendorong partisipasi aktif dari semua peserta.
  • Pastikan diskusi tetap fokus pada agenda dan hindari topik yang tidak relevan.
  • Akhiri meeting dengan kesepakatan dan keputusan yang jelas dan terukur.
  • Pastikan hasil meeting ditindak lanjuti dan dikomunikasikan kepada semua pihak yang terlibat.

Memahami jenis meeting dan memilih format yang tepat dapat membantu Anda memanfaatkan meeting secara maksimal untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

Meeting yang efektif dapat meningkatkan komunikasi, kolaborasi, dan produktivitas dalam berbagai aspek kehidupan.

Book Us Now

Bagi Anda yang ingin menyelenggarakan meeting namun khawatir menghadapi kendala dalam perencanaan dan pelaksanaannya,

maka bekerja sama dengan tim event specialist dari Bali Sunset Road Convention Center (BSCC) adalah solusinya.

Event specialist asuhan Weggis Collection ini berpengalaman dalam menghandle kegiatan MICE (Meeting, Incentive, Convention, and Exhibition), dengan standar pelayanan bintang 5 dan harga yang terjangkau.

BSCC juga menyiapkan fasilitas venue indoor dengan berbagai kapasitas, sehingga dapat menyesuaikan kebutuhan meeting Anda.

Baik itu dengan jumlah peserta yang masif mencapai 1000 orang, maupun yang private dan terbatas.

Tak hanya itu, BSCC juga turut menyiapkan berbagai fasilitas canggih untuk keperluan rapat Anda.

Bersama BSCC, Anda dapat menyelenggarakan rapat yang efektif dengan pelayanan yang maksimal dan budget yang masuk akal. 

Mulai konsultasikan perencanaan rapat Anda bersama BSCC.

Follow Us on Social Media

Instagram @balisunsetroadconvention

YouTube Bali Sunset Road Convention Center

LinkedIn Bali Sunset Road Convention Center

Post Views: 173
Frequently Asked Questions (FAQ)

Your trip to The Pulisan is a one of a kind holiday unlike many you have experienced before, so please take some time to get familiarised with our FAQs to avoid surprises and prepare for a comfy holiday at the resort!

Pulisan’s temperatures don’t tend to vary much throughout the year. The climate of the island of Sulawesi (Celebes) is tropical humid to the south and equatorial humid to the north, the island in fact, in its northern part, is crossed by the Equator.

– Dive gear (if you dive)
– Casual comfortable beach wear
– Swimsuit (of course)
– Sandals & Hiking or walking shoes
– Sunscreen
– Sunglasses
– Backpack or Beachbag
– Bug repellent
– Wind breaker jacket or raincoat as it gets windy during rainy season

Warmer, humid weather doesn’t just bring outdoor fun – it can bring mosquitos. These insects thrive in wet, hot climates, and it’s not just the current forecast that brings them out. Ask our friendly staff if you need to use some mosquito repellent spray.

We do provide complimentary wi-fi in the common areas. However, one of the things we want to encourage you to do during your holiday with us is to put down your phone, be in the moment and enjoy your friends and family’s company.

We do provide a smart TV in every room and you can log in to your personal TV member accounts.

We love animals, but for the safety and comfort consideration for our fellow guest, pet cats and dogs are not allowed in The Pulisan.

Surprisingly we get this question a LOT, and the answer is no, we do not have swimming pool. The ocean is right in front of you.

The Pulisan has a strict in-room non-smoking rule. However you can smoke in the balcony or in a designated area. Please be mindful of comfort of other guests.

You may use our common dining room for party or corporate events if you book with our Rent-A-Resort package. Please note we request that guests refrain from creating loud noises and using audio system after 10pm.

We are a small resort operations and short notice cancellations affects us very much.

Our cancellation policy is as follows:
1. 50% To secure date
2. The 50% deposit is not refundable
3. 100% payment required 2 weeks before. No refund for cancellation after this date.

Request of change of date after deposit can be made one month before booking date.

Need Help? Chat with us