Meeting Room adalah: Tips Menentukan Tempat Meeting Ideal

Meeting room adalah — Memilih tempat meeting yang tepat untuk kegiatan perusahaan bagaikan memilih sepatu yang pas.

Jika terlalu sempit, kaki akan terasa sakit dan terhambat pergerakannya. Jika terlalu besar, kaki mudah tergelincir dan tidak stabil.

Begitupun dengan tempat meeting. Penggunaan lokasi meeting yang keliru beresiko menghambat kelancaran acara.

Panduan super lengkap ini akan memandu Anda dalam memilih tempat meeting yang ideal untuk berbagai jenis kegiatan perusahaan, mulai dari meeting internal kecil hingga konferensi besar.

Panduan Memilih Meeting Room yang Ideal

Pemilihan tempat meeting yang tidak tepat dapat menghambat kelancaran acara, menurunkan fokus peserta, dan menghasilkan keputusan yang kurang optimal.

Sebaliknya, sewa tempat meeting yang ideal dapat meningkatkan semangat, kolaborasi, dan produktivitas tim, sehingga menghasilkan outcomes yang maksimal.

Adapun tahapan dalam memilih meeting room adalah:

Memahami Kebutuhan dan Tujuan Meeting

Sebelum melangkah lebih jauh, penting untuk memahami dengan jelas tujuan dan kebutuhan meeting.

Pertanyaan-pertanyaan berikut dapat membantu Anda:

  • Apakah meeting formal, informal, pelatihan, brainstorming, atau presentasi klien?
  • Berapa banyak orang yang akan menghadiri meeting?
  • Berapa lama meeting akan berlangsung?
  • Apakah membutuhkan proyektor, layar, papan tulis, mikrofon, kamera, atau peralatan lainnya?
  • Apakah membutuhkan suasana yang formal, santai, kreatif, atau inspiratif?
  • Berapa budget yang dialokasikan untuk sewa tempat meeting?

Beberapa pertanyaan di atas akan membantu Anda merumuskan kerangka dari sebuah meeting, sehingga dapat menentukan venue dengan fungsi meeting room yang sesuai, baik dari segi lokasinya, kapasitasnya, hingga fasilitasnya.

Menentukan Lokasi yang Strategis

Lokasi tempat meeting menjadi faktor penting dalam kemudahan akses bagi para peserta dan kelancaran logistik acara.

Tedapat beberapa hal penting yang harus dipertimbangkan, yakni bagaimana keterjangkauan lokasi dari fasilitas publik, dan apakah tempat meeting tersebut mudah diakses dengan transportasi umum, pribadi, atau ojek online.

Selain itu, perhatikan juka perihal jaminan keamanan dan keselamatan di lokasi tersebut, demi menjaga kelancaraan acara dan para peserta yang hadir.

Tak hanya aksesibilitas dan keamanan, perhatikan juga fasilitas yang ada di sekitar lokasi, apakah tersedia fasilitas publik seperti restoran, hotel, tempat parkir, ATM, atau minimarket di sekitar tempat meeting?

Sebab fasilitas ini merupakan faktor pendukung yang akan memudahkan akomodasi peserta dan acara.

Memilih Jenis Tempat Meeting yang Tepat

Ruang-meeting
Contoh meeting room adalah yang berkapasitas terbatas di sebuah convention center (Sumber foto: Bali Sunset Road Convention Center)

Banyaknya opsi venue untuk kegiatan meeting mengharuskan Anda untuk menentukan jenis ruangan apa yang paling tepat untuk acara Anda.

Agar tak lagi kebingungan, berikut beberapa pilihan ruang meeting yang bisa Anda pertimbangkan:

  • Hotel: Hotel umumnya memiliki berbagai pilihan ruang rapat dengan fasilitas lengkap, pelayanan profesional, dan akses mudah ke berbagai layanan hotel lainnya. Cocok untuk meeting formal, pelatihan, dan konferensi.
  • Co-working space: Co-working space menawarkan ruangan yang modern dan fleksibel dengan harga yang lebih terjangkau, serta komunitas kreatif yang inspiratif. Cocok untuk meeting informal, brainstorming, dan startup meetup.
  • Pusat konferensi: Pusat konferensi menyediakan ruang yang luas dan dilengkapi dengan peralatan canggih untuk acara berskala sedang hingga besar, seperti konferensi internasional, pameran, dan konser.
  • Ruang meeting virtual: Ruang meeting virtual, layaknya meeting zoom adalah fasilitas yang memungkinkan tim untuk melakukan meeting online tanpa harus bertemu secara langsung. Opsi ini raktis untuk meeting jarak jauh dan tim yang tersebar di berbagai lokasi.
  • Kafe atau restoran: Kafe atau restoran dengan area khusus meeting menawarkan suasana yang santai dan informal, cocok untuk meeting kecil dan brainstorming.
  • Ruangan di gedung perkantoran: Bagi perusahaan yang memiliki gedung perkantoran sendiri, memanfaatkan ruang rapat kantor internal bisa menjadi pilihan yang hemat dan praktis.

Membandingkan Pilihan dan Negosiasi

Setelah mempertimbangkan berbagai faktor di atas, bandingkan beberapa pilihan tempat meeting yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran Anda.

Manfaatkan juga platform online seperti Google Maps, website penyedia jasa meeting, dan media sosial untuk mencari informasi dan membandingkan harga, fasilitas, dan ulasan dari pengguna lain.

Hal ini akan membantu Anda untuk mengenali lebih baik bagaimana layanan dan fasilitas yang dimiliki oleh sebuah venue.

Di sisi lain, janganlah ragu untuk melakukan negosiasi harga, terutama jika Anda memesan untuk jangka waktu yang lama atau dalam jumlah besar.

Tanyakan juga tentang paket penawaran khusus, diskon, dan promo yang tersedia. 

Kunjungi Langsung dan Rasakan Suasananya

Ruang-meeting-berkapasitas-luas
Contoh meeting room adalah yang berkapasitas luas yang disediakan oleh sebuah convention center (Sumber foto: Bali Sunset Road Convention Center)

Bila memungkinkan, Anda dapat mengunjungi langsung venue yang sekiranya akan dijadikan sebagai lokasi penyelenggaraan meeting.

Dengan begini, Anda dapat membuktikan secara langsung klaim-klaim yang sebelumnya Anda baca melalui platform online.

Adapun terdapat beberapa faktor yang harus Anda periksa dan pastikan saat melakukan survei venue:

  • Aksesibilitas: Pastikanlah adanya akses yang mudah dan nyaman bagi para peserta. Terlebih jika terdapat kemungkinan ada peserta dengan kebutuhan khusus yang juga ikut hadir.
  • Keamanan: Perhatikan sistem keamanan di tempat meeting, seperti kamera CCTV, alarm, dan petugas keamanan. Anda diperbolehkan untuk menanyakan dengan detail mengenai hal ini, sebab perihal keamanan selama acara berkaitan dengan citra perusahaan dan kenyamanan para peserta.
  • Keramahan staf: Cobalah untuk berkomunikasi dengan staf tempat meeting untuk menilai keramahan dan kesigapan mereka dalam membantu kelancaran acara. Sebab komunikasi yang baik dengan pihak penyedia venue akan menjadi kunci keberhasilan acara.

Memilih Tempat Meeting Terbaik dan Melakukan Reservasi

Setelah mempertimbangkan semua faktor di atas, pilihlah tempat meeting yang paling sesuai dengan kebutuhan, anggaran, dan preferensi Anda.

Pastikan untuk melakukan reservasi jauh-jauh hari, terutama untuk acara besar atau pada musim ramai.

Usahakan juga untuk selalu memiliki opsi A, dan B, sebagai bentuk perencanaan lanjutan jika terjadi gagal reservasi di kemudian hari.

Itulah tips-tips dalam menentukan ruangan yang tepat untuk acara meeting.

Ingatlah bahwa ruang meeting yang tepat merupakan yang dapat memberikan kenyamanan dan kemudahan akses selama acara, baik itu dari sisi transportasi, akomodasi, hingga teknologi.

Book Us Now

Jika Anda berencana menyelenggarakan event perusahaan di Bali, namun masih awam dalam menentukan lokasi yang tepat, Anda dapat bekerja sama dengan Bali Sunset Road Convention Center (BSCC).

Bukan hanya menyediakan venue indoor dan outdoor dengan berbagai kapasitas, sehingga Anda dapat memaksimalkan konsep acara, BSCC juga memiliki tim event specialist yang berpengalaman dalam menyelenggarakan berbagai event MICE.

Mulai dari konferensi, pameran, hingga kegiatan sosial dan organisasi.

BSCC akan memberikan Anda layanan premium bintang 5 dengan harga kompetitif, dan memastikan setiap detail acara Anda terlaksana dengan sempurna. Mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga pasca-acara.

Selain itu, BSCC juga memastikan ketersediaan teknologi yang modern dan canggih, hingga jalinan mitra dengan hotel-hotel berbintang di Bali untuk memaksimalkan akomodasi acara.

Konsultasikan sekarang rencana event Anda bersama BSCC.

Follow Us on Social Media

Instagram @balisunsetroadconvention

YouTube Bali Sunset Road Convention Center

LinkedIn Bali Sunset Road Convention Center

Frequently Asked Questions (FAQ)

Your trip to The Pulisan is a one of a kind holiday unlike many you have experienced before, so please take some time to get familiarised with our FAQs to avoid surprises and prepare for a comfy holiday at the resort!

Pulisan’s temperatures don’t tend to vary much throughout the year. The climate of the island of Sulawesi (Celebes) is tropical humid to the south and equatorial humid to the north, the island in fact, in its northern part, is crossed by the Equator.

– Dive gear (if you dive)
– Casual comfortable beach wear
– Swimsuit (of course)
– Sandals & Hiking or walking shoes
– Sunscreen
– Sunglasses
– Backpack or Beachbag
– Bug repellent
– Wind breaker jacket or raincoat as it gets windy during rainy season

Warmer, humid weather doesn’t just bring outdoor fun – it can bring mosquitos. These insects thrive in wet, hot climates, and it’s not just the current forecast that brings them out. Ask our friendly staff if you need to use some mosquito repellent spray.

We do provide complimentary wi-fi in the common areas. However, one of the things we want to encourage you to do during your holiday with us is to put down your phone, be in the moment and enjoy your friends and family’s company.

We do provide a smart TV in every room and you can log in to your personal TV member accounts.

We love animals, but for the safety and comfort consideration for our fellow guest, pet cats and dogs are not allowed in The Pulisan.

Surprisingly we get this question a LOT, and the answer is no, we do not have swimming pool. The ocean is right in front of you.

The Pulisan has a strict in-room non-smoking rule. However you can smoke in the balcony or in a designated area. Please be mindful of comfort of other guests.

You may use our common dining room for party or corporate events if you book with our Rent-A-Resort package. Please note we request that guests refrain from creating loud noises and using audio system after 10pm.

We are a small resort operations and short notice cancellations affects us very much.

Our cancellation policy is as follows:
1. 50% To secure date
2. The 50% deposit is not refundable
3. 100% payment required 2 weeks before. No refund for cancellation after this date.

Request of change of date after deposit can be made one month before booking date.

Need Help? Chat with us