Meeting room adalah — Memilih tempat meeting yang tepat untuk kegiatan perusahaan bagaikan memilih sepatu yang pas.
Jika terlalu sempit, kaki akan terasa sakit dan terhambat pergerakannya. Jika terlalu besar, kaki mudah tergelincir dan tidak stabil.
Begitupun dengan tempat meeting. Penggunaan lokasi meeting yang keliru beresiko menghambat kelancaran acara.
Panduan super lengkap ini akan memandu Anda dalam memilih tempat meeting yang ideal untuk berbagai jenis kegiatan perusahaan, mulai dari meeting internal kecil hingga konferensi besar.
Panduan Memilih Meeting Room yang Ideal
Pemilihan tempat meeting yang tidak tepat dapat menghambat kelancaran acara, menurunkan fokus peserta, dan menghasilkan keputusan yang kurang optimal.
Sebaliknya, sewa tempat meeting yang ideal dapat meningkatkan semangat, kolaborasi, dan produktivitas tim, sehingga menghasilkan outcomes yang maksimal.
Adapun tahapan dalam memilih meeting room adalah:
Memahami Kebutuhan dan Tujuan Meeting
Sebelum melangkah lebih jauh, penting untuk memahami dengan jelas tujuan dan kebutuhan meeting.
Pertanyaan-pertanyaan berikut dapat membantu Anda:
- Apakah meeting formal, informal, pelatihan, brainstorming, atau presentasi klien?
- Berapa banyak orang yang akan menghadiri meeting?
- Berapa lama meeting akan berlangsung?
- Apakah membutuhkan proyektor, layar, papan tulis, mikrofon, kamera, atau peralatan lainnya?
- Apakah membutuhkan suasana yang formal, santai, kreatif, atau inspiratif?
- Berapa budget yang dialokasikan untuk sewa tempat meeting?
Beberapa pertanyaan di atas akan membantu Anda merumuskan kerangka dari sebuah meeting, sehingga dapat menentukan venue dengan fungsi meeting room yang sesuai, baik dari segi lokasinya, kapasitasnya, hingga fasilitasnya.
Menentukan Lokasi yang Strategis
Lokasi tempat meeting menjadi faktor penting dalam kemudahan akses bagi para peserta dan kelancaran logistik acara.
Tedapat beberapa hal penting yang harus dipertimbangkan, yakni bagaimana keterjangkauan lokasi dari fasilitas publik, dan apakah tempat meeting tersebut mudah diakses dengan transportasi umum, pribadi, atau ojek online.
Selain itu, perhatikan juka perihal jaminan keamanan dan keselamatan di lokasi tersebut, demi menjaga kelancaraan acara dan para peserta yang hadir.
Tak hanya aksesibilitas dan keamanan, perhatikan juga fasilitas yang ada di sekitar lokasi, apakah tersedia fasilitas publik seperti restoran, hotel, tempat parkir, ATM, atau minimarket di sekitar tempat meeting?
Sebab fasilitas ini merupakan faktor pendukung yang akan memudahkan akomodasi peserta dan acara.
Memilih Jenis Tempat Meeting yang Tepat
Banyaknya opsi venue untuk kegiatan meeting mengharuskan Anda untuk menentukan jenis ruangan apa yang paling tepat untuk acara Anda.
Agar tak lagi kebingungan, berikut beberapa pilihan ruang meeting yang bisa Anda pertimbangkan:
- Hotel: Hotel umumnya memiliki berbagai pilihan ruang rapat dengan fasilitas lengkap, pelayanan profesional, dan akses mudah ke berbagai layanan hotel lainnya. Cocok untuk meeting formal, pelatihan, dan konferensi.
- Co-working space: Co-working space menawarkan ruangan yang modern dan fleksibel dengan harga yang lebih terjangkau, serta komunitas kreatif yang inspiratif. Cocok untuk meeting informal, brainstorming, dan startup meetup.
- Pusat konferensi: Pusat konferensi menyediakan ruang yang luas dan dilengkapi dengan peralatan canggih untuk acara berskala sedang hingga besar, seperti konferensi internasional, pameran, dan konser.
- Ruang meeting virtual: Ruang meeting virtual, layaknya meeting zoom adalah fasilitas yang memungkinkan tim untuk melakukan meeting online tanpa harus bertemu secara langsung. Opsi ini raktis untuk meeting jarak jauh dan tim yang tersebar di berbagai lokasi.
- Kafe atau restoran: Kafe atau restoran dengan area khusus meeting menawarkan suasana yang santai dan informal, cocok untuk meeting kecil dan brainstorming.
- Ruangan di gedung perkantoran: Bagi perusahaan yang memiliki gedung perkantoran sendiri, memanfaatkan ruang rapat kantor internal bisa menjadi pilihan yang hemat dan praktis.
Membandingkan Pilihan dan Negosiasi
Setelah mempertimbangkan berbagai faktor di atas, bandingkan beberapa pilihan tempat meeting yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran Anda.
Manfaatkan juga platform online seperti Google Maps, website penyedia jasa meeting, dan media sosial untuk mencari informasi dan membandingkan harga, fasilitas, dan ulasan dari pengguna lain.
Hal ini akan membantu Anda untuk mengenali lebih baik bagaimana layanan dan fasilitas yang dimiliki oleh sebuah venue.
Di sisi lain, janganlah ragu untuk melakukan negosiasi harga, terutama jika Anda memesan untuk jangka waktu yang lama atau dalam jumlah besar.
Tanyakan juga tentang paket penawaran khusus, diskon, dan promo yang tersedia.
Kunjungi Langsung dan Rasakan Suasananya
Bila memungkinkan, Anda dapat mengunjungi langsung venue yang sekiranya akan dijadikan sebagai lokasi penyelenggaraan meeting.
Dengan begini, Anda dapat membuktikan secara langsung klaim-klaim yang sebelumnya Anda baca melalui platform online.
Adapun terdapat beberapa faktor yang harus Anda periksa dan pastikan saat melakukan survei venue:
- Aksesibilitas: Pastikanlah adanya akses yang mudah dan nyaman bagi para peserta. Terlebih jika terdapat kemungkinan ada peserta dengan kebutuhan khusus yang juga ikut hadir.
- Keamanan: Perhatikan sistem keamanan di tempat meeting, seperti kamera CCTV, alarm, dan petugas keamanan. Anda diperbolehkan untuk menanyakan dengan detail mengenai hal ini, sebab perihal keamanan selama acara berkaitan dengan citra perusahaan dan kenyamanan para peserta.
- Keramahan staf: Cobalah untuk berkomunikasi dengan staf tempat meeting untuk menilai keramahan dan kesigapan mereka dalam membantu kelancaran acara. Sebab komunikasi yang baik dengan pihak penyedia venue akan menjadi kunci keberhasilan acara.
Memilih Tempat Meeting Terbaik dan Melakukan Reservasi
Setelah mempertimbangkan semua faktor di atas, pilihlah tempat meeting yang paling sesuai dengan kebutuhan, anggaran, dan preferensi Anda.
Pastikan untuk melakukan reservasi jauh-jauh hari, terutama untuk acara besar atau pada musim ramai.
Usahakan juga untuk selalu memiliki opsi A, dan B, sebagai bentuk perencanaan lanjutan jika terjadi gagal reservasi di kemudian hari.
Itulah tips-tips dalam menentukan ruangan yang tepat untuk acara meeting.
Ingatlah bahwa ruang meeting yang tepat merupakan yang dapat memberikan kenyamanan dan kemudahan akses selama acara, baik itu dari sisi transportasi, akomodasi, hingga teknologi.
Book Us Now
Jika Anda berencana menyelenggarakan event perusahaan di Bali, namun masih awam dalam menentukan lokasi yang tepat, Anda dapat bekerja sama dengan Bali Sunset Road Convention Center (BSCC).
Bukan hanya menyediakan venue indoor dan outdoor dengan berbagai kapasitas, sehingga Anda dapat memaksimalkan konsep acara, BSCC juga memiliki tim event specialist yang berpengalaman dalam menyelenggarakan berbagai event MICE.
Mulai dari konferensi, pameran, hingga kegiatan sosial dan organisasi.
BSCC akan memberikan Anda layanan premium bintang 5 dengan harga kompetitif, dan memastikan setiap detail acara Anda terlaksana dengan sempurna. Mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga pasca-acara.
Selain itu, BSCC juga memastikan ketersediaan teknologi yang modern dan canggih, hingga jalinan mitra dengan hotel-hotel berbintang di Bali untuk memaksimalkan akomodasi acara.
Konsultasikan sekarang rencana event Anda bersama BSCC.
Follow Us on Social Media
Instagram @balisunsetroadconvention
YouTube Bali Sunset Road Convention Center
LinkedIn Bali Sunset Road Convention Center