Agenda kegiatan pameran adalah jadwal yang memuat apa saja yang berlangsung selama pameran, pukul berapa, di mana, dan siapa yang bertanggung jawab. Dengan satu agenda, panitia, exhibitor, pengisi acara, dan pengunjung memakai acuan waktu yang sama.
Agenda baru bisa disusun setelah tujuan, target pengunjung, venue, tanggal, dan anggaran jelas. Karena itu artikel ini mengikuti urutannya: tiga tahap dari perencanaan sampai pelaksanaan, lengkap dengan contoh rundown yang bisa Anda sesuaikan. Gambaran seluruh proses penyelenggaraan ada di artikel langkah-langkah pelaksanaan pameran.
Tujuan Menyusun Agenda Kegiatan Pameran
Tujuan utama agenda adalah memberi panduan waktu bagi semua pihak yang terlibat. Dengan jadwal tertulis, dua kegiatan tidak berbenturan di ruang yang sama, pembicara dan staf tahu kapan harus siap, dan pengunjung bisa memilih sesi yang ingin mereka ikuti.
Agenda juga menjadi dasar menghitung kebutuhan: berapa lama ruang dipakai, kapan konsumsi disiapkan, dan kapan audio dites. Prinsip ini sama untuk pameran seni di sekolah maupun pameran dagang. Yang berbeda hanya jumlah kegiatan dan pihak yang terlibat.
Tahap 1: Perencanaan Pameran dan Persiapan
1. Menentukan Tujuan Pameran
Perencanaan dimulai dari satu pertanyaan: apa yang ingin dicapai? Jawabannya bisa meningkatkan brand awareness, mengumpulkan leads, meluncurkan produk baru, atau membangun hubungan dengan mitra bisnis.
Tujuan ini menentukan isi agenda. Pameran yang mengejar leads butuh sesi demo dan meja registrasi yang rapi, sedangkan pameran untuk brand awareness lebih banyak memberi ruang bagi hiburan dan publikasi.
2. Menetapkan Target Audiens
Setelah tujuan jelas, tentukan siapa yang ingin Anda jangkau. Target audiens memengaruhi lokasi, waktu pelaksanaan, dan jenis kegiatan. Pengunjung dari kalangan industri umumnya lebih mudah hadir di hari kerja, sementara masyarakat umum lebih mudah hadir di akhir pekan.
Perbedaan pameran bisnis dan pameran untuk umum dibahas di artikel event exhibition adalah.
3. Memilih Lokasi dan Tanggal Pameran
Pilih lokasi yang mudah dijangkau target audiens dan cukup luas untuk jumlah pengunjung serta stan yang direncanakan. Periksa juga akses bongkar muat, parkir, dan daya listrik, karena ketiganya menentukan apakah jadwal pasang stan bisa berjalan. Pastikan tanggalnya tidak berbenturan dengan acara lain yang menarik audiens yang sama.
Untuk pameran besar, venue perlu dikunci jauh hari. Daftar periksa manajemen pameran dari Zoho Backstage menempatkan langkah mengunci venue pada 6 sampai 12 bulan sebelum acara. Pilihan ruang di Bali bisa dibandingkan lewat artikel tempat pameran di Bali, dan untuk Denpasar ada daftar 7 tempat festival dan pameran di Denpasar.
4. Menyusun Anggaran Pameran
Anggaran membantu memetakan jenis venue, konsep acara pameran, narasumber, perlengkapan teknis, dan jumlah tamu yang diundang. Masukkan biaya sewa venue, dekorasi, materi promosi, staf, dan kegiatan, lalu sisakan cadangan untuk kebutuhan mendadak. Pilihan antara pameran indoor atau outdoor ikut memengaruhi angka ini.
5. Membentuk Tim Pameran
Tim pameran bertanggung jawab merencanakan, mengatur, dan menjalankan acara. Pilih orang yang pengalamannya relevan, lalu bagi tugas ke seksi acara, humas, perlengkapan, konsumsi, dan dokumentasi.
Agenda biasanya disusun seksi acara di bawah koordinasi ketua panitia. Seksi lain kemudian memeriksanya, supaya jam kegiatan cocok dengan kesiapan ruang, peralatan, dan konsumsi.
Tahap 2: Menyusun Agenda Kegiatan Pameran
1. Menentukan Jenis Kegiatan
Pilih kegiatan yang sesuai dengan tujuan pameran, target audiens, dan anggaran. Beberapa ide yang umum dipakai:
- Demonstrasi produk: tunjukkan cara kerja produk dan manfaatnya kepada pengunjung.
- Sesi tanya jawab: jawab pertanyaan pengunjung tentang produk atau layanan Anda.
- Workshop: adakan sesi edukatif yang berkaitan dengan produk atau layanan.
- Kompetisi dan giveaway: tarik perhatian pengunjung dan naikkan engagement.
- Penampilan hiburan: pertunjukan musik, tari, atau sulap.
Di luar kegiatan itu, agenda juga memuat acara dasar yang sering terlewat: registrasi, pembukaan, istirahat, dan penutupan.
2. Menentukan Jadwal Kegiatan
Jadwal pameran sebaiknya memuat jam mulai dan selesai tiap kegiatan, ruang atau area tempatnya berlangsung, dan penanggung jawabnya. Tambahkan kebutuhan teknis seperti mikrofon, layar, atau daya listrik tambahan supaya seksi perlengkapan bisa bersiap.
| Komponen | Isi |
| Waktu | Jam mulai dan selesai tiap kegiatan, termasuk jeda antarkegiatan |
| Kegiatan | Nama kegiatan dan format singkatnya |
| Lokasi | Ruang, area, atau stan tempat kegiatan berlangsung |
| Penanggung jawab | Orang atau seksi yang memimpin kegiatan |
| Kebutuhan | Peralatan, konsumsi, atau tenaga tambahan |
Beri waktu yang cukup untuk setiap kegiatan dan hindari tumpang tindih. Jeda singkat di antara sesi membuat satu keterlambatan tidak menggeser seluruh acara.
Pameran besar juga punya hari di luar hari pameran. Buku panduan exhibitor INTA Annual Meeting 2023 di Singapura, misalnya, memisahkan pasang stan (14 sampai 16 Mei), hari pameran (17 sampai 19 Mei), dan bongkar stan (19 sampai 20 Mei). Buku panduan itu juga mewajibkan stan tetap dijaga dan tidak dibongkar sebelum pameran ditutup (INTA 2023 Exhibitor Manual). Susunan serupa bisa dipakai untuk pameran Anda:
| Hari | Isi agenda |
| Hari pasang (H-1 atau lebih) | Exhibitor memasang stan, tim memeriksa listrik dan audio, gladi pembukaan, briefing staf |
| Hari pameran | Registrasi, pembukaan, program utama, dan kegiatan di stan |
| Hari bongkar | Bongkar stan setelah pameran ditutup, pemeriksaan kondisi ruang, serah terima venue |
Berikut contoh rundown satu hari pameran produk. Jamnya hanya ilustrasi dan perlu disesuaikan dengan jumlah stan, jumlah pembicara, dan waktu yang dibutuhkan pengunjung untuk berkeliling.
| Waktu | Kegiatan | Penanggung jawab |
| 07.00-08.30 | Pemeriksaan akhir stan, tes audio dan layar | Seksi perlengkapan dan exhibitor |
| 08.30-09.00 | Registrasi tamu undangan dan media | Seksi acara |
| 09.00-09.30 | Pembukaan dan sambutan ketua panitia | MC dan ketua panitia |
| 09.30-10.00 | Tur stan bersama tamu kehormatan | Seksi acara |
| 10.00-11.00 | Presentasi produk atau talkshow di panggung utama | Pembicara |
| 11.00-12.00 | Demo produk di stan secara bergantian | Exhibitor |
| 12.00-13.00 | Istirahat dan makan siang | Seksi konsumsi |
| 13.00-14.30 | Workshop di ruang terpisah | Narasumber |
| 14.30-15.30 | Pertemuan bisnis dan networking | Seksi acara |
| 15.30-16.30 | Hiburan, undian, dan pengumuman pemenang kompetisi | MC |
| 16.30-17.00 | Penutupan dan pengumpulan umpan balik | Ketua panitia |
3. Menyiapkan Materi Promosi
Siapkan materi promosi yang jelas dan informatif, misalnya brosur, flyer, poster, atau materi digital yang bisa diunduh peserta. Materi ini perlu menjelaskan produk atau layanan, manfaatnya, dan cara pengunjung membelinya. Cantumkan juga jadwal kegiatan utama, supaya pengunjung punya alasan datang pada jam tertentu.
4. Menyiapkan Staf Pameran
Latih staf agar memberi informasi yang akurat dan bersikap ramah kepada pengunjung. Pastikan mereka menguasai produk atau layanan yang ditampilkan sehingga bisa menjawab pertanyaan dengan jelas. Bagikan agenda final kepada seluruh staf dan adakan gladi singkat sebelum hari pameran.
Tahap 3: Pelaksanaan Pameran
1. Dekorasi dan Penataan Venue
Tampilan pameran menentukan daya tariknya. Dekorasi dan penataan venue harus sesuai dengan konsep acara dan tamu yang diundang, serta terlihat profesional supaya pengunjung merasa nyaman.
Tata letak juga perlu mengikuti agenda: area registrasi dekat pintu masuk, dan panggung atau area sesi tidak menutup jalur menuju stan. Panduan penataan jalur dan stan ada di artikel contoh denah pameran simple, sedangkan ide tampilan stan ada di contoh booth pameran inovasi.
2. Penerimaan Pengunjung
Sambut pengunjung dengan ramah dan beri informasi tentang pameran. Pastikan mereka tahu jadwal kegiatan dan lokasi tiap stan, misalnya lewat agenda cetak di meja registrasi atau papan di pintu masuk. Di sinilah staf yang terlatih berperan: mereka harus sigap membantu pengunjung mendapatkan informasi yang dicari.
3. Promosi dan Engagement
Promosikan pameran lewat media sosial dan email marketing untuk menjangkau audiens yang tidak bisa hadir langsung. Live streaming bisa dipakai untuk sesi tertentu, misalnya presentasi di panggung utama. Siapkan juga program khusus bagi pengunjung yang sudah meluangkan waktu untuk datang.
4. Evaluasi dan Tindak Lanjut
Setelah pameran selesai, kumpulkan umpan balik dari pengunjung dan staf. Bandingkan agenda rencana dengan realisasinya: kegiatan mana yang molor dan sesi mana yang sepi. Catatan ini menjadi bahan menyusun agenda pameran berikutnya.
Menggelar Pameran di Bali Sunset Road Convention Center
Agenda yang rapi butuh ruang yang bisa mengikutinya. Di Bali Sunset Road Convention Center (BSCC), Grand Ballroom berada di lantai mezzanine seluas 929 meter persegi dengan tinggi plafon 6 meter dan kapasitas hingga 1.000 tamu. Ruangan ini bisa dibagi menjadi empat ruang yang lebih kecil, sehingga area pameran utama dan workshop yang berjalan bersamaan bisa berada di satu lokasi.
Area pre-function seluas 311 meter persegi di depan ballroom cocok untuk meja registrasi. Lift besar di venue mampu memuat kendaraan, sehingga unit pamer berukuran besar bisa naik ke lantai mezzanine pada hari pasang. Untuk demo atau area makanan di luar ruangan, tersedia The Garden seluas 800 meter persegi dengan kapasitas hingga 500 tamu.
Kapasitas tamu belum sama dengan kapasitas pameran, karena jumlah stan dan lebar jalur mengurangi ruang yang bisa dipakai. Bicarakan denah rencana Anda dengan tim BSCC sebelum menetapkan jumlah stan. Konsumsi disiapkan chef in-house BSCC, peserta dari luar kota bebas memilih hotel tempat menginap, dan tim BSCC dapat membantu mengatur akomodasi lewat hotel mitra di Bali.
Kalau tanggal dan jumlah stan sudah punya perkiraan, cek ketersediaan tanggal lalu kirim konsep serta draf agenda Anda ke tim event specialist BSCC untuk mendapatkan proposal.