Exhibition atau event exhibition adalah pameran, yaitu acara tempat perusahaan, organisasi, atau perorangan memperlihatkan produk, jasa, atau karya kepada pengunjung dalam waktu tertentu, biasanya lewat stan atau booth. Istilah ini sering dipakai bergantian dengan expo, fair, dan trade show.
Bagi perusahaan, pameran adalah salah satu cara bertemu calon pelanggan secara langsung. Jenis pameran, desain stan, dan venue yang dipilih ikut menentukan apakah pertemuan itu berujung pada penjualan atau kerja sama.
Apa Itu Exhibition?
Exhibition dalam bahasa Indonesia berarti pameran. Perusahaan, produsen, distributor, lembaga, atau seniman menyewa stan, menata produk atau karya mereka, lalu menemui pengunjung selama acara berlangsung, yang bisa satu hari sampai beberapa hari. Karena itu exhibition dipakai untuk memperkenalkan produk baru, membangun merek, dan mencari pelanggan atau mitra.
Dalam MICE (meetings, incentives, conferences, exhibitions), exhibition adalah huruf E. Konferensi dan seminar sering digelar berdampingan dengan pameran sebagai program pendamping, tetapi keduanya bukan bentuk exhibition. Pembahasan lengkapnya ada di artikel exhibition dalam MICE.
Siapa Saja yang Terlibat dalam Event Exhibition?
Ada tiga pihak yang hampir selalu hadir di sebuah pameran:
| Pihak | Peran |
| Penyelenggara (organizer) | Merencanakan acara, menyiapkan venue, menjual stan, mempromosikan pameran, dan mengatur jalannya acara |
| Exhibitor (peserta pameran) | Perusahaan atau pihak lain yang menyewa stan dan memamerkan produk, jasa, atau karya |
| Pengunjung (visitor) | Calon pelanggan, pembeli, mitra, atau masyarakat umum yang datang untuk melihat dan mencoba |
Jadi exhibitor adalah peserta pameran, bukan penyelenggara. Perusahaan yang memasang stan di pameran milik pihak lain disebut exhibitor, sedangkan stan atau booth adalah ruang yang mereka sewa untuk menampilkan produknya.
Apa Bedanya Exhibition, Expo, Fair, dan Trade Show?
Dalam percakapan sehari-hari, keempat istilah itu sering dipakai untuk acara yang sama. Perbedaan yang berguna ada pada pengunjungnya. Trade show biasanya mengacu pada pameran antarbisnis yang dihadiri pelaku industri dan pembeli, sedangkan pameran konsumen terbuka untuk masyarakat umum. Expo adalah singkatan dari exposition.
Karena itu, sebelum menentukan nama acara, tetapkan dulu siapa pengunjung yang ingin Anda jangkau. Pembahasan khusus tentang istilah ini ada di artikel kegiatan expo dan jenis-jenis expo.
Jenis-Jenis Event Exhibition
Exhibition umumnya dibedakan menurut siapa pengunjungnya dan apa yang dipamerkan.
| Jenis | Pengunjung | Contoh |
| Pameran dagang (B2B) | Pelaku industri, pembeli, distributor | Pameran industri makanan, konstruksi, atau furnitur |
| Pameran konsumen (B2C) | Masyarakat umum | Pameran otomotif, wedding expo, pameran gaya hidup |
| Pameran campuran | Pembeli bisnis dan publik | Pameran otomotif yang menerima pelaku industri sekaligus masyarakat umum |
| Pameran seni | Pengunjung umum dan kolektor | Pameran lukisan, fotografi, atau kriya |
| Pameran pendidikan dan karier | Pelajar, orang tua, pencari kerja | Education fair dan job fair |
| Pameran virtual | Peserta dari berbagai lokasi | Pameran yang digelar lewat platform online |
Rincian tiap jenis ada di artikel art exhibition dan contoh exhibition di Indonesia. Untuk pameran karier, kebutuhan ruangnya dibahas di venue untuk job fair.
Tujuan Event Exhibition
Tujuan exhibition berbeda-beda menurut jenis acara dan industrinya. Empat yang paling sering muncul adalah sebagai berikut.
Memperkenalkan Produk Baru
Pameran memberi calon pelanggan kesempatan melihat, memegang, dan mencoba produk secara langsung. Untuk produk yang sulit dijelaskan lewat foto atau iklan, seperti kendaraan, furnitur, atau perangkat teknologi, demo di stan sering lebih meyakinkan.
Membangun Jaringan
Pameran mempertemukan calon pelanggan, distributor, mitra, dan terkadang kompetitor di satu tempat. Percakapan singkat di stan atau di sela sesi sering menjadi awal kerja sama yang ditindaklanjuti sesudah acara.
Meningkatkan Brand Awareness
Merek tampil di stan, materi cetak, dan publikasi acara. Bagi perusahaan yang baru masuk pasar, pameran memberi kesempatan dikenal oleh pengunjung yang belum pernah mendengar namanya.
Mengumpulkan Umpan Balik
Pengunjung bertanya, mencoba, dan menyampaikan keberatan langsung kepada tim di stan. Pertanyaan yang berulang menunjukkan bagian produk atau harga yang perlu dijelaskan lebih baik atau diperbaiki.
Manfaat Event Exhibition
Kalau tujuannya tercapai, perusahaan biasanya merasakan manfaat berikut.
Akses Langsung ke Target Pasar
Menjangkau calon pelanggan yang tepat makin sulit di tengah persaingan iklan. Pengunjung pameran umumnya sudah tertarik pada kategori produk tertentu, sehingga tim Anda bisa langsung memahami kebutuhan dan preferensi mereka.
Promosi dengan Biaya yang Bisa Diukur
Dalam satu pameran, satu tim bisa berbicara dengan banyak calon pelanggan, menjelaskan produk, dan menjawab pertanyaan saat itu juga. Apakah itu lebih hemat daripada iklan bergantung pada biaya sewa stan, desain, tenaga, dan jumlah prospek yang Anda dapat. Hitung biaya per prospek dari pameran sebelumnya sebelum menentukan anggaran berikutnya.
Peningkatan Penjualan
Pengunjung yang tertarik dapat membeli atau memesan di tempat, terutama pada pameran konsumen. Pada pameran dagang, transaksi biasanya terjadi lewat pesanan atau kontrak yang dibicarakan di stan dan diselesaikan setelah acara.
Pembelajaran dan Inovasi
Banyak pameran menyertakan seminar, workshop, atau presentasi produk. Peserta bisa mengikuti tren, teknologi, dan inovasi terbaru di industrinya sambil melihat langsung apa yang ditawarkan pesaing.
Tips Mengadakan Event Exhibition yang Sukses
Mulailah dari tujuan, baru pilih lokasi dan desain stan. Enam langkah berikut berurutan. Kalau tim internal Anda terbatas, event planner dapat membantu menyusun dan menjalankan rencananya.
Tentukan Tujuan yang Jelas
Tulis satu tujuan utama: menaikkan penjualan, memperkenalkan produk baru, atau membangun jaringan. Tujuan itu menentukan jenis pameran, jumlah stan, pengunjung yang diundang, dan angka yang diukur setelah acara, misalnya jumlah kontak yang terkumpul.
Pilih Lokasi yang Strategis
Lokasi memengaruhi jumlah pengunjung dan kenyamanan exhibitor. Pilih venue yang mudah dijangkau, punya area parkir dan akses bongkar muat yang terpisah dari jalur pengunjung, listrik yang cukup untuk stan, serta toilet dan area istirahat yang memadai. Pastikan juga jalurnya bisa dipakai pengunjung penyandang disabilitas. Pilihan ruang di Bali bisa dibandingkan lewat artikel tempat pameran di Bali.
Promosikan Acara dengan Efektif
Pakai saluran yang menjangkau pengunjung yang Anda targetkan: undangan email atau WhatsApp kepada pelanggan dan mitra, media sosial, dan iklan online dengan anggaran yang bisa disesuaikan. Mulailah beberapa minggu sebelum hari-H, dan cantumkan tanggal, lokasi, serta daftar exhibitor atau program supaya orang punya alasan untuk datang.
Desain Stand yang Menarik
Stan harus terlihat dari jalur pengunjung dan menjelaskan apa yang ditawarkan dalam hitungan detik. Tampilkan nama merek dan produk utama, sisakan ruang bagi pengunjung untuk berdiri dan mencoba, lalu sesuaikan tinggi dan ukuran stan dengan aturan penyelenggara. Contoh tampilan dan cara menentukan ukuran ada di artikel contoh booth pameran inovasi. Untuk penataan seluruh ruang dan jalur pengunjung, lihat contoh denah pameran simple.
Berikan Pengalaman yang Berkesan
Pameran sering dianggap monoton. Demo produk, sesi mencoba, hadiah, atau konten interaktif membuat pengunjung bertahan lebih lama di stan dan lebih mungkin kembali di acara berikutnya.
Tindak Lanjut Setelah Acara
Hubungi pengunjung yang meninggalkan kontak dalam beberapa hari setelah acara. Kirim ucapan terima kasih, penawaran khusus, atau informasi produk yang mereka tanyakan. Tindak lanjut yang cepat menjaga hubungan dan membantu mengubah prospek menjadi penjualan.
Menggelar Pameran di Bali Sunset Road Convention Center
Pameran butuh ruang lega dan akses bongkar muat yang mudah. Di Bali Sunset Road Convention Center (BSCC), Grand Ballroom berada di lantai mezzanine seluas 929 meter persegi dengan tinggi plafon 6 meter dan dapat menampung hingga 1.000 tamu. Ruangan ini dirancang untuk sesi pleno, pameran, dan pertemuan. Karena bisa dibagi menjadi empat ruang yang lebih kecil, satu lokasi dapat memuat area pameran utama sekaligus ruang seminar atau pertemuan bisnis pendamping.
Area pre-function seluas 311 meter persegi di depan ballroom cocok untuk registrasi pengunjung. Lift besar di venue mampu memuat kendaraan, sehingga mobil atau unit pamer berukuran besar bisa dinaikkan ke lantai mezzanine. Untuk demo atau area makanan di luar ruangan, Garden seluas 800 meter persegi dapat menampung hingga 500 tamu.
Konsumsi untuk acara disiapkan chef in-house BSCC. Peserta dari luar kota bebas memilih hotel tempat menginap, dan tim BSCC dapat membantu mengatur akomodasi lewat hotel mitra di Bali.
Kalau rencana pameran Anda sudah punya perkiraan tanggal dan jumlah stan, cek ketersediaan tanggal lalu kirim konsepnya ke tim event specialist BSCC untuk mendapatkan proposal.