Event planner — Kehadiran event planner sangat menentukan kesuksesan sebuah acara.
Sebab seorang perencana sebuah event akan membantu Anda mempersiapkan dan mengeksekusi setiap detail acara.
Kendati lumrah digunakan, masih banyak yang belum benar-benar mengetahui tugas, gaji event planner, hingga perbedaannya dengan event organizer.
Berikut ini adalah penjelasannya.
Definisi Event Planner
Event planner adalah profesional yang bertanggung jawab untuk merancang, merencanakan, dan melaksanakan berbagai acara, seperti konferensi, pernikahan, pameran dagang, dan festival.
Adanya perencana sebuah event memainkan peran penting dalam memastikan kelancaran dan kesuksesan acara, mulai dari ide awal hingga hari pelaksanaan.
Tugas dan Tanggung Jawab Event Planner
Tugas dari event planner antara lain:
- Memahami kebutuhan klien: Memahami dengan jelas tujuan, sasaran, dan anggaran klien untuk acara tersebut, misalnya untuk konferensi atau pernikahan.
- Merancang konsep acara: Merancang konsep acara yang kreatif dan sesuai dengan kebutuhan klien.
- Membuat rencana acara: Membuat timeline dan rencana acara yang detail, termasuk logistik, vendor, dan anggaran.
- Memilih dan mengelola vendor: Memilih vendor yang tepat untuk berbagai aspek acara, seperti katering, dekorasi, dan hiburan.
- Mengelola anggaran: Mengelola anggaran acara dengan cermat dan memastikan bahwa semua biaya terkontrol.
- Mempromosikan acara: Membantu mempromosikan acara melalui berbagai media, seperti media sosial, website, dan email marketing.
- Mengawasi pelaksanaan acara: Mengawasi pelaksanaan acara dan memastikan semua berjalan sesuai dengan rencana.
- Mengevaluasi acara: Mengevaluasi acara setelah selesai untuk mengetahui apa yang berhasil dan apa yang perlu ditingkatkan di masa depan.
Perbedaan Event Planner dengan Event Organizer
Istilah event planner dan event organizer sering digunakan secara bergantian, namun sebenarnya ada perbedaan di antara keduanya.
Event Planner:
- Fokus: Berfokus pada ide dan konsep acara, memastikan acara sesuai dengan tujuan dan sasaran klien.
- Tanggung Jawab: Bertanggung jawab untuk merancang, merencanakan, dan mengelola berbagai aspek acara, mulai dari ide awal hingga hari pelaksanaan.
- Keterampilan: Membutuhkan keterampilan kreatif, organisasi, dan komunikasi yang baik.
Event Organizer:
- Fokus: Berfokus pada pelaksanaan acara, memastikan semua berjalan dengan lancar dan sesuai rencana.
- Tanggung Jawab: Bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan vendor, logistik, dan staf selama acara berlangsung.
- Keterampilan: Membutuhkan keterampilan manajemen waktu, pemecahan masalah, dan kepemimpinan yang baik.
Perbedaan Utama:
- Perencana acara lebih fokus pada perencanaan dan desain acara, sedangkan event organizer lebih fokus pada pelaksanaan acara.
- Perencana sebuah acara biasanya memiliki ide dan konsep kreatif untuk acara, sedangkan event organizer lebih fokus pada detail teknis dan memastikan semuanya berjalan dengan lancar.
- Perecana acara dapat bekerja secara mandiri atau sebagai bagian dari tim, sedangkan event organizer biasanya bekerja sebagai bagian dari tim yang lebih besar.
Keterampilan dan Pengetahuan yang Dibutuhkan Event Planner
Seorang perencana event harus dibekali oleh keterampilan dan pengetahuan khusus, yakni:
- Keterampilan organisasi: Memiliki keterampilan organisasi yang baik untuk dapat mengelola berbagai aspek acara secara efektif.
- Keterampilan komunikasi: Memiliki keterampilan komunikasi yang baik untuk dapat berkolaborasi dengan klien, vendor, dan tim lainnya.
- Keterampilan manajemen waktu: Memiliki keterampilan manajemen waktu yang baik untuk dapat menyelesaikan semua tugas tepat waktu.
- Keterampilan pemecahan masalah: Memiliki keterampilan pemecahan masalah yang baik untuk dapat mengatasi berbagai kendala yang mungkin muncul selama acara.
- Keterampilan kreatif: Memiliki keterampilan kreatif untuk dapat merancang konsep acara yang menarik dan unik.
- Pengetahuan tentang industri acara: Memiliki pengetahuan tentang industri acara, termasuk tren terbaru dan praktik terbaik.
Gaji Event Planner
Gaji Eevent planner tergantung pada beberapa faktor, seperti:
- Lokasi geografis: Di kota besar umumnya memiliki gaji yang lebih tinggi daripada di daerah lain.
- Ukuran perusahaan: Seorang perencana event yang bekerja di perusahaan besar umumnya memiliki gaji yang lebih tinggi daripada yang bekerja di perusahaan kecil.
- Pengalaman: Seorang perencana event yang berpengalaman biasanya memiliki gaji yang lebih tinggi daripada yang baru memulai karirnya.
- Jenis acara: Seorang perencana acara yang menangani acara besar dan kompleks cenderung memiliki gaji yang lebih tinggi daripada perecana yang menangani acara kecil dan sederhana.
- Peran dalam acara: Perencana acara senior yang memiliki tanggung jawab lebih besar memiliki gaji yang lebih tinggi daripada perencana acara junior yang bertugas membantu.
Kisaran Gaji Event Planner di Indonesia:
- Entry Level (0-2 tahun pengalaman): Rp3.000.000 – Rp5.000.000 per bulan
- Mid Level (3-5 tahun pengalaman): Rp5.000.000 – Rp8.000.000 per bulan
- Senior Level (5+ tahun pengalaman): Rp8.000.000 – Rp15.000.000 per bulan
Tips untuk Menjadi Event Planner yang Sukses
- Pendidikan dan pelatihan: Ikuti kursus atau program pelatihan untuk mempelajari keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk menjadi event planner.
- Pengalaman: Mulailah dengan mengerjakan acara kecil dan secara bertahap perbesar portofolio Anda.
- Bangun jaringan: Jalin hubungan dengan profesional lain di industri acara, seperti vendor, venue, dan influencer.
- Manfaatkan teknologi: Gunakan teknologi untuk membantu Anda mengelola tugas, berkomunikasi dengan klien, dan mempromosikan acara.
- Profesional: Selalu bersikap profesional dan sopan dalam bekerja dengan klien dan vendor. Sebab ini penting untuk membangun citra diri sebagai seorang perencana.
- Berikan layanan terbaik: Selalu prioritaskan pelayanan yang terbaik untuk klien, agar mereka puas dengan hasil acara.
Memilih event planner yang cakap menjadi salah satu kunci kesuksesan sebuah acara.
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, kecakapan event planner dapat terlihat dari latar belakang pendidikannya, jaringannya, pengalamannya, hingga kemampuannya menggunakan teknologi.
Book Us Now
Salah satu event planner sukses yang dapat Anda jadikan rujukan adalah Bali Sunset Road Convention Center (BSCC).
Diprakarsai oleh tim hebat dengan pendidikan yang matang dan pengalaman puluhan tahun, BSCC menghadirkan layanan event specialist yang akan membantu menyukseskan acara Anda.
Bersama BSCC, Anda akan mendapatkan pelayanan premium berstandar bintang 5, dengan harga yang terjangkau.
Tak hanya sebagai perencana acara besar maupun kecil, BSCC juga kompeten sebagai event organizer, baik itu untuk acara profesional maupun yang intim dan personal.
Anda akan didampingi untuk merumuskan konsep acara hingga menjamin setiap detail teknis pelaksanaannya.
Eksplor lebih lanjut mengenai rencana acara impian Anda dengan berkonsultasi bersama BSCC sekarang.
Follow Us on Social Media
Instagram @balisunsetroadconvention
YouTube Bali Sunset Road Convention Center
LinkedIn Bali Sunset Road Convention Center