Event coordinator adalah — Di era modern ini, acara-acara besar dan kompleks semakin sering diadakan, baik untuk keperluan bisnis, edukasi, maupun hiburan.
Di sinilah peran penting seorang event coordinator atau koordinator acara.
Kendati telah banyak dikenal, masih banyak yang belum memahami secara mendalam mengenai profesi event coordinator.
Artikel ini akan membantu Anda memahami definisi, tugas dan perbedaan antara event coordinator dengan event planner dengan lebih baik.
Apa yang Dimaksud dengan Koordinator Acara?

Event coordinator adalah profesional yang bertanggung jawab atas perencanaan, pelaksanaan, dan koordinasi semua aspek acara, mulai dari konsep awal hingga evaluasi pasca acara.
Mereka juga bertugas mengelola berbagai divisi dan vendor yang terlibat dalam penyelenggaraan acara.
Event coordinator dapat berupa sekelompok tim ataupun perseorangan.
Keterampilan yang Dimiliki Event Coordinator
Seorang event coordinator yang sukses umumnya menguasai keterampilan penting berikut ini:
Komunikasi dan interpersonal
Event coordinator adalah seseorang yang harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik untuk menjalin hubungan dengan klien, vendor, dan tim.
Mereka harus mampu menyampaikan informasi dengan jelas dan persuasif, serta membangun hubungan yang positif dengan semua pihak.
Kemampuan komunikasi ini berperan penting dalam kesesuaian perencanaan acara dengan eksekusinya di lapangan.
Manajemen dan Organisasi
Event coordinator harus mampu mengelola proyek dengan baik, termasuk menyusun timeline, anggaran, dan sumber daya.
Mereka juga harus mampu mendelegasikan tugas secara efektif dan memantau kinerja tim, untuk memastikan seluruh tahapan berjalan sesuai dengan rencana.
Terlebih jika acara yang ditangani melibatkan banyak vendor dan tamu undangan, maka event coordinator harus mampu memastikan tidak ada detail acara yang terlewat dan tumpang tindih.
Negosiasi dan Problem Solving
Event coordinator adalah pihak yang menjembatani antara klien dengan vendor.
Oleh karena itu, mereka harus mampu bernegosiasi untuk mendapatkan harga terbaik dan memastikan kepatuhan terhadap kontrak.
Mereka juga harus mampu berpikir cepat dan kreatif untuk menemukan solusi dalam situasi yang tidak terduga di lapangan.
Kreatif dan Inovatif
Event coordinator harus memiliki pemikiran yang kreatif dan inovatif untuk menghasilkan ide-ide segar dan menarik bagi acara.
Sebab konsep acara yang diinginkan oleh klien akan selalu berubah dan mengikuti tren terbaru.
Mereka harus mampu mengikuti tren terbaru dan mengaplikasikannya dalam penyelenggaraan acara, sembari tetap memastikan seluruh konsep tersebut sesuai dengan keinginan dari si pemilik acara.
Keterampilan Teknis dan Pengetahuan Industri
Event coordinator harus memiliki pengetahuan tentang berbagai aspek penyelenggaraan acara, seperti venue, catering, dekorasi, sound system, lighting, dan hiburan.
Mereka juga harus up-to-date dengan tren terbaru dalam industri event.
Hal ini demi memaksimalkan penggunaan anggaran yang sesuai dengan konsep acara.
Juga meminimalisir terjadinya kendala teknis dan salah informasi antar divisi pelaksana acara.
Perbedaan Event Planner dan Event Coordinator

Peran antara event planner dan event coordinator kerap disalahpahami.
Meskipun sama-sama terlibat dalam penyelenggaraan acara, kedua profesi ini memiliki perbedaan yang signifikan dalam lingkup dan fokus tanggung jawab.
Berikut ini merupakan perbedaannya:
Definisi Event Planner dan Event Coordinator
Event planner atau perencana acara, merupakan maestro di balik konsep dan strategi acara.
Mereka bertanggung jawab untuk menciptakan visi dan misi acara, merancang kerangka acara secara menyeluruh, dan menentukan arah kreatifnya.
Event coordinator atau koordinator acara, merupakan eksekutor di lapangan yang bertanggung jawab untuk menerjemahkan konsep dan rencana event planner menjadi kenyataan.
Mereka berfokus pada detail operasional dan memastikan koordinasi dari tahap awal hingga akhir acara.
Tanggung jawab Event Coordinator dan Event Planner
Tugas koordinator acara meliputi:
Membuat Rincian Teknis
Event coordinator membuat rincian teknis untuk semua aspek acara, seperti jadwal rundown, daftar vendor, dan kebutuhan logistik.
Mereka memastikan bahwa semua elemen acara terorganisir dengan baik dan berjalan sesuai dengan timeline.
Menangani Logistik Acara
Event coordinator menangani semua aspek logistik acara, seperti pengaturan venue, transportasi, akomodasi, dan konsumsi.
Mereka memastikan bahwa semua kebutuhan teknis dan operasional acara terpenuhi dengan lancar.
Mengawasi Tim Lapangan
Event coordinator memimpin tim lapangan yang terdiri dari staf event, keamanan, dan protokol.
Mereka memastikan bahwa semua anggota tim memahami tugasnya dan bekerja sama dengan baik untuk kelancaran acara.
Menangani Masalah dan Krisis
Event coordinator harus selalu siaga untuk menangani masalah dan krisis yang mungkin timbul selama acara.
Mereka harus mampu berpikir cepat dan kreatif untuk menemukan solusi dalam situasi yang tidak terduga.
Sementara, tugas utama event planner meliputi:
Mengembangkan Konsep Acara
Event planner bekerja sama dengan klien untuk memahami tujuan dan target acara, kemudian merumuskan konsep acara yang sesuai.
Mereka memikirkan tema, dekorasi, hiburan, dan berbagai elemen lainnya untuk menciptakan pengalaman yang berkesan bagi para tamu.
Menyusun Perencanaan Acara
Event planner menyusun timeline, anggaran, dan strategi untuk mencapai tujuan acara.
Mereka memastikan bahwa semua aspek acara terencana dengan matang dan terkoordinasi dengan baik.
Memilih Vendor Kunci
Event planner memilih vendor-vendor utama untuk aspek-aspek penting acara, seperti venue, catering, dan dekorasi.
Mereka memastikan bahwa vendor-vendor tersebut memiliki kualitas dan reputasi yang baik, serta sesuai dengan konsep dan anggaran acara.
Mengawasi Tim Kreatif
Event planner memimpin tim kreatif yang terdiri dari desainer grafis, penulis naskah, dan videografer untuk menghasilkan materi promosi dan konten acara yang menarik.
Memilih Antara Event Planner dan Event Coordinator
Berikut ini merupakan poin yang dapat membantu Anda menentukan pilihan panitia kegiatan acara yang tepat, yakni:
Jenis acara
Pikirkan dengan matang tentang jenis acara yang ingin Anda adakan dan skala acaranya.
Hal ini akan membantu Anda dalam menentukan apakah Anda membutuhkan event planner, event coordinator, atau keduanya.
Pertimbangkan rekomendasi
Mintalah rekomendasi dari teman, kolega, atau profesional lain yang pernah mengadakan acara.
Anda juga dapat mencari informasi online tentang event planner dan event coordinator di daerah Anda.
Bandingkan portofolio
Pilihlah event planner atau event coordinator yang memiliki pengalaman dan keahlian yang sesuai dengan jenis acara Anda.
Pastikan mereka memiliki portofolio yang baik dan referensi yang positif.
Komunikatif dan responsif
Pastikan Anda memiliki komunikasi yang baik dengan event planner atau event coordinator yang Anda pilih.
Diskusikan secara detail tentang tujuan, konsep, dan anggaran acara Anda.
Pilihan antara event planner dan event coordinator tergantung pada kebutuhan dan preferensi Anda.
Jika Anda ingin fokus pada konsep kreatif dan strategi acara, maka event planner adalah pilihan yang tepat.
Jika Anda lebih tertarik pada detail operasional dan pelaksanaan acara, maka event coordinator adalah pilihan yang lebih sesuai.
Itulah penjelasan lengkap mengenai event coordinator dan perbedaannya dengan event planner. Pilihlah dengan bijak dan sesuai kebutuhan, karena tim yang tepat dapat membantu Anda memastikan kesuksesan penyusunan dan penyelenggaraan acara.
Book Us Now
Salah satu rekomendasi event planner sekaligus event coordinator yang berpengalaman dalam menghandle berbagai kegiatan MICE (Meeting, Incentive, Convention, and Exhibition), event sosial, hingga acara pernikahan adalah Bali Sunset Road Convention Center (BSCC).
BSCC merupakan tim event specialist di bawah naungan Weggis Collection, yang berpengalaman dalam memberikan pelayanan berstandar bintang 5 dengan harga yang terjangkau.
BSCC juga menyediakan venue mewah dengan beragam kapasitas.
Sehingga Anda dapat mengeksplor berbagai konsep acara, baik itu yang mewah dengan tamu undangan mencapai ribuan orang, atau yang private dan terbatas dengan jumlah tamu undangan ratusan orang.
Bersama BSCC, Anda akan mendapatkan pengalaman konsultasi dan eksekusi kegiatan dengan pelayanan dan fasilitas yang premium, serta budget yang sesuai perencanaan.
Mulai konsultasikan rencana kegiatan Anda bersama BSCC.
Follow Us on Social Media
Instagram @balisunsetroadconvention
YouTube Bali Sunset Road Convention Center
LinkedIn Bali Sunset Road Convention Center