Sesi pleno baru selesai dan ballroom masih penuh. Agenda berikutnya meminta peserta terbagi: satu kelompok membahas strategi penjualan, kelompok lain membahas jadwal implementasi, dan tiap kelompok butuh ruang sendiri supaya diskusinya tidak saling bertabrakan. Siapa pun yang pernah menyusun konferensi atau meeting korporat kemungkinan pernah menghadapi momen ini.
Di titik itu, orang biasanya mulai membicarakan breakout room. Istilahnya sering membingungkan karena lebih dulu dikenal sebagai fitur Zoom dan platform video call lain. Dalam acara fisik artinya berbeda: breakout room adalah ruangan sungguhan di venue yang ditata dan dilengkapi untuk satu kelompok.
Artikel ini membahas breakout room dalam konteks event fisik, kapan ruang ini dibutuhkan, dan apa saja yang perlu disiapkan sebelum sesi berlangsung.
Apa Itu Breakout Room dalam Konteks Acara dan Konferensi
Breakout room adalah ruangan terpisah dari ruang utama, seperti main hall atau ballroom, yang dipakai untuk diskusi kelompok kecil, workshop paralel, atau pembahasan topik spesifik di luar sesi pleno. Peserta berpindah ke sana dari sesi utama, mengerjakan agenda kelompoknya, lalu sering kali kembali ke forum besar untuk menyampaikan hasil diskusi.
Di platform virtual, breakout room berarti fitur yang memungkinkan host membagi satu meeting Zoom menjadi beberapa sesi terpisah. Pembahasan di artikel ini hanya menyangkut ruang fisik.
Istilah ruang breakout dan breakout session sering dipakai bergantian, padahal maknanya sedikit berbeda. Ruang breakout adalah tempatnya. Breakout session adalah sesi atau agenda yang berlangsung di dalamnya. Biasanya beberapa sesi berjalan bersamaan di ruang yang berbeda, dan peserta memilih sesi mana yang mereka ikuti.
Breakout room juga kerap dianggap sama dengan meeting room biasa. Fisiknya memang bisa serupa, dan satu ruang meeting bisa dipakai sebagai breakout room. Bedanya ada pada peran. Meeting room menyebut jenis ruangnya, sedangkan breakout room menyebut fungsi ruang itu dalam rangkaian acara, yaitu mendampingi ruang utama.
Kapan Breakout Room Dibutuhkan dalam Sebuah Acara MICE
Breakout room mulai relevan begitu sebuah acara punya sesi utama ditambah beberapa sesi pendamping. Skenario yang paling umum:
- Konferensi dengan beberapa topik paralel (multi-track session), tempat peserta memilih jalur yang sesuai dengan bidangnya.
- Pelatihan atau workshop yang membutuhkan praktik dalam kelompok kecil.
- Sesi diskusi tertutup sebelum hasilnya dibawa kembali ke forum utama.
- Pertemuan per divisi di dalam satu acara korporat yang besar.
Pertemuan kecil yang seluruhnya berlangsung di satu ruang biasanya tidak memerlukan breakout room. Skala dan susunan agenda yang menentukan.
Dari sisi peserta, manfaatnya praktis. Diskusi dalam kelompok kecil lebih mudah terfokus pada satu topik, dan lebih banyak orang mendapat kesempatan bicara dibanding di forum besar yang giliran bicaranya terbatas.
Jenis Layout dan Kapasitas Breakout Room yang Umum Digunakan
Layout sebaiknya dipilih dari tujuan sesi, lalu kapasitas ruang dicek sesudahnya. Sesi presentasi satu arah dan sesi brainstorming membutuhkan setup yang berbeda. Workshop yang dipaksakan masuk ke ruang bergaya theatre kehilangan meja dan ruang untuk berdiskusi, sehingga layout perlu mengikuti format sesi.
Empat gaya berikut paling lazim dipakai untuk breakout room:
| Layout | Cocok untuk | Karakteristik interaksi |
| Theatre | Presentasi singkat untuk peserta yang lebih banyak | Perhatian terarah ke depan. Tanpa meja, mencatat kurang nyaman dan diskusi antarpeserta minim |
| Classroom | Pelatihan atau sesi yang membuat peserta perlu mencatat atau membuka laptop | Fokus ke pembicara dengan meja kerja tersedia. Interaksi antarpeserta terbatas |
| U-shape | Diskusi terfasilitasi, workshop, dan pelatihan yang interaktif | Peserta saling melihat dan fasilitator bisa masuk ke bagian tengah. Memakan ruang lebih luas |
| Boardroom | Rapat tertutup dan pengambilan keputusan | Tatap muka dengan suara yang setara. Jumlah peserta terbatas |
Perbandingan ini sejalan dengan panduan layout ruang meeting dari Skedda: classroom lebih cocok daripada theatre ketika peserta perlu mencatat, tetapi kurang efektif dibanding U-shape untuk diskusi interaktif. Untuk sesi yang menuntut kolaborasi, Social Tables menyebut susunan meja persegi atau U-shape, kursi setengah lingkaran, dan meja kafe sebagai pilihan yang mendorong komunikasi, sedangkan theatre dan lecture lebih cocok untuk sesi yang kurang interaktif.
Kapasitas sebuah ruangan berubah menurut layout. Theatre memuat paling banyak orang dalam luas ruang yang sama, sedangkan boardroom dan U-shape butuh lebih banyak ruang gerak. Saat meminta data dari venue, tanyakan kapasitas untuk setiap layout yang Anda butuhkan, jangan berhenti pada satu angka maksimum.
Fasilitas dan Perlengkapan yang Perlu Disiapkan di Breakout Room
Kebutuhan dasar yang hampir selalu diperlukan adalah sistem audio visual (proyektor atau layar, dan sound), koneksi internet yang stabil, papan tulis atau flipchart, serta colokan listrik yang cukup untuk laptop peserta. Cek juga kondisi ruangnya. Suara gema, bising dari lorong, atau suhu yang tidak nyaman akan mengganggu diskusi, dan Social Tables memasukkan gangguan semacam itu ke dalam hal yang perlu dipertimbangkan saat memilih ruang breakout.
Beberapa kebutuhan tergantung jenis sesi:
- Mikrofon untuk sesi tanya jawab.
- Meja kerja kelompok untuk aktivitas hands-on.
- Signage penunjuk arah, supaya peserta tidak kesulitan berpindah dari ruang utama ke breakout room.
Jadwal antar breakout room juga perlu dikoordinasikan agar transisi ke sesi pleno berikutnya tidak bentrok atau molor. Beri jeda untuk pindah ruang, ke toilet, dan menyiapkan pembicara berikutnya. Snapsight menyarankan jeda 10 sampai 15 menit di antara sesi breakout. Daftar kebutuhan ruang yang lebih lengkap ada di artikel tentang fasilitas ruang meeting.
Langkah Menyiapkan Sesi Breakout agar Berjalan Lancar
Urutan berikut bisa dipakai sebagai kerangka perencanaan:
- Tentukan tujuan dan topik tiap sesi breakout. Tanpa tujuan yang jelas, sesi kelompok mudah berubah menjadi buang waktu.
- Perkirakan jumlah peserta per kelompok, lalu tentukan layout yang sesuai dengan jenis aktivitasnya.
- Siapkan fasilitator atau moderator di tiap ruang. Moderator bisa memperkenalkan pembicara, memantau waktu, membagikan materi, dan mengawasi jalannya sesi.
- Sosialisasikan jadwal dan rute perpindahan kepada peserta, baik sebelum acara maupun saat sesi pleno.
- Uji peralatan AV sebelum acara dimulai, di setiap ruang.
- Siapkan cara merangkum hasil diskusi kalau akan dipresentasikan kembali ke sesi pleno, misalnya menunjuk satu juru bicara per kelompok.
Persiapan breakout room idealnya dibicarakan sejak tahap perencanaan acara. Keputusan ini berkaitan langsung dengan jumlah ruang dan layout yang dipesan dari venue, sehingga sulit diubah kalau baru diputuskan menjelang hari-H. Untuk acara dengan sesi workshop, artikel tentang kegiatan workshop bisa membantu menentukan format tiap sesinya.
Memilih Venue dengan Breakout Room yang Sesuai Kebutuhan Acara
Ada tiga hal yang layak dicek saat membandingkan venue:
- Jarak antara breakout room dan ruang utama, karena jarak yang jauh memperlambat transisi.
- Fleksibilitas jumlah ruang yang bisa disesuaikan dengan agenda.
- Ada atau tidaknya tim event dari venue yang membantu koordinasi pada hari pelaksanaan.
Dari sudut pandang perencana acara, venue yang bisa menyesuaikan jumlah dan layout breakout room dengan agenda biasanya lebih memudahkan dibanding venue dengan setup baku yang sulit diubah. Kalau agenda berubah di tengah persiapan, misalnya ada track tambahan atau satu workshop dibatalkan, venue yang fleksibel lebih mudah menyesuaikan.
Setelah daftar di atas ada di tangan, Anda bisa melihat pilihan ruang breakout dan meeting room BSCC sebagai bahan perbandingan dengan kebutuhan acara Anda.
Breakout room ikut menentukan kualitas diskusi dalam sebuah acara, jadi perlu dirancang sejak awal seperti bagian agenda lainnya. Pada perencanaan acara berikutnya, tentukan lebih dulu berapa kelompok yang akan ada, topiknya apa, dan layout seperti apa yang cocok. Setelah itu baru pilih venue dan susun jadwalnya.