Bayangkan Anda PIC yang sedang menyiapkan rapat tahunan perusahaan. Kantor cabang di Surabaya dan Jakarta ingin ikut, dua direktur dari luar negeri tidak bisa terbang ke Bali, dan sebagian peserta lain sulit mendapat izin meninggalkan pekerjaan. Mengundang semua orang ke satu ruangan sering tidak realistis, sedangkan rapat yang sepenuhnya daring membuat peserta yang hadir langsung kehilangan suasana tatap muka.
Di titik inilah format hybrid mulai dilirik. Acara MICE sekarang makin sering diminta menampung peserta jarak jauh tanpa mengurangi pengalaman tamu yang datang langsung. Banyak koordinator acara pernah mendengar istilahnya, tetapi belum yakin apa bedanya dengan menyalakan Zoom di tengah ruangan, dan belum tahu apakah venue incaran mereka sanggup mendukungnya secara teknis.
Sebelum memesan venue, ada baiknya Anda memahami dulu definisi formatnya dan pertanyaan teknis apa saja yang perlu diajukan ke pihak venue.
Apa Itu Hybrid Event?
Hybrid event adalah acara yang menggabungkan peserta yang hadir langsung di venue dengan peserta yang mengikuti secara daring pada waktu yang sama. Kata “pada waktu yang sama” menjadi kuncinya: peserta daring ikut menyaksikan dan berpartisipasi saat acara berlangsung, bukan menonton rekaman yang diunggah belakangan. Panduan hybrid event dari APC menggambarkannya sebagai acara dengan peserta atau pembicara di lokasi sekaligus daring, dengan keikutsertaan yang dijembatani teknologi.
Hybrid event juga berbeda dari virtual event. Virtual event berlangsung seluruhnya daring tanpa lokasi fisik, seperti virtual exhibition yang pesertanya masuk lewat platform. Rapat video biasa pun lain lagi. Konferensi video mempertemukan orang dari lokasi masing-masing lewat internet, sementara hybrid event punya ruangan fisik sebagai pusat acara, lengkap dengan peserta di dalamnya.
Contohnya sebuah town hall meeting yang dihadiri manajemen di venue sementara karyawan dari kota lain mengikuti lewat layar. Bisa juga seminar dengan pembicara yang berhalangan hadir secara fisik, atau konferensi yang ingin menjangkau peserta di luar kota penyelenggaraan.
Kenapa Format Hybrid Semakin Dipilih untuk Acara Korporat
Alasannya praktis. Banyak acara korporat melibatkan peserta lintas kota, bahkan lintas negara, dan tidak semua orang bisa hadir di tanggal yang sama. Dengan format hybrid, penyelenggara tetap bisa mengundang narasumber atau peserta yang berhalangan tanpa membatalkan sesi.
Dari sisi pengalaman, peserta yang datang langsung tetap mendapat interaksi tatap muka dan kesempatan berjejaring. Peserta daring mengikuti jalannya acara pada waktu yang sama sehingga tidak sepenuhnya tertinggal. Bali mudah dijangkau lewat bandara internasional, itu sebabnya banyak konferensi internasional digelar di sini. Tamu yang tetap tidak bisa datang dapat bergabung dari jauh.
Syarat Teknis Venue untuk Mendukung Hybrid Event
Tidak semua venue otomatis siap menjalankan hybrid event. Panduan perencanaan dari Stanford mengingatkan bahwa formatnya tidak sesederhana menyiarkan acara tatap muka lewat video. Ada tiga aspek teknis yang perlu dipastikan lebih dulu, karena masing-masing menentukan seberapa nyaman peserta daring mengikuti acara.
Skala acara ikut menentukan seberapa lengkap persiapannya. Rapat internal dengan segelintir peserta daring kebutuhannya lebih ringan: kamera yang ditempatkan dengan baik, mikrofon yang layak, dan ruangan dengan perangkat audiovisual terpadu seperti pada smart meeting room. Seminar atau konferensi terbuka menuntut lebih banyak, yaitu jalur internet khusus, beberapa kamera, dan operator tersendiri.
Koneksi Internet yang Stabil dan Terpisah dari WiFi Umum
Streaming menghabiskan banyak data, dan kualitasnya cepat turun ketika jaringan padat. Karena itu jalur internet untuk siaran idealnya terpisah dari WiFi yang dipakai tamu. Stanford menyarankan koneksi khusus untuk video stream yang tidak bercampur dengan lalu lintas jaringan peserta. Dengan begitu, tamu yang membuka ponsel dan laptop bersamaan tidak membuat gambar peserta daring tersendat.
Siapkan juga koneksi cadangan. Menurut Ticket Tailor, koneksi kabel lebih aman daripada WiFi venue, dan jalur cadangan bisa menyelamatkan acara ketika jalur utama gagal. Jika jaringan putus di tengah sesi, peserta daring langsung kehilangan acara dan Anda tidak punya kesempatan mengulangnya.
Daftar yang bisa Anda tanyakan ke venue:
- Apakah ada jalur internet khusus untuk siaran, terpisah dari WiFi tamu?
- Apakah jalur tersebut memakai kabel?
- Berapa kecepatan upload yang tersedia?
- Apakah ada koneksi cadangan bila jalur utama terputus?
- Siapa yang bisa dihubungi tim venue saat jaringan bermasalah?
Peralatan Audio dan Visual Pendukung Streaming
Satu kamera statis di sudut ruangan biasanya kurang untuk acara yang lebih besar. Peserta daring perlu melihat pembicara dan layar presentasinya dengan jelas, jadi sudut pengambilan gambar sebaiknya lebih dari satu dan tidak terhalang kursi atau tamu. Pencahayaan juga berpengaruh. Pembicara yang berdiri di area redup atau terkena silau akan tampak buruk di kamera, dan lampu tambahan sering membuat perbedaan besar.
Audio sama pentingnya. Suara untuk peserta daring sebaiknya diambil langsung dari sistem suara ruangan, bukan dari mikrofon laptop atau ponsel. Ticket Tailor menyebut audio yang baik sebagai salah satu bagian terpenting hybrid event, dan Stanford menyarankan suara pembicara dipisahkan dari kebisingan penonton. Ruangan yang kamera, mikrofon, dan sistem konferensinya sudah terintegrasi biasanya lebih mudah disiapkan. Konsep ruangan seperti itu dibahas dalam artikel tentang smart conference room.
Daftar yang bisa Anda tanyakan ke venue:
- Berapa kamera yang tersedia, dan bisa ditempatkan di mana saja?
- Apakah audio siaran bisa diambil langsung dari sistem suara ruangan?
- Apakah pencahayaan ruangan cukup untuk kamera, atau perlu lampu tambahan?
- Apakah peralatan disediakan venue atau perlu disewa dari vendor?
Tim Teknis dan Simulasi Sebelum Hari Acara
Operator yang memantau siaran sebaiknya orang yang berbeda dari tim yang mengurus jalannya acara di ruangan. Panduan Visit West untuk venue dan perencana acara menyebut peran tambahan seperti stream engineer, operator kamera, dan director. Ketika MC menjalankan rundown dan teknisi memantau siaran, masalah di salah satu sisi tidak langsung mengganggu sisi lainnya.
Uji coba sebelum hari acara sama pentingnya. Jadwalkan simulasi untuk mengecek koneksi, kamera, audio, dan pergantian slide bersama pembicara yang akan tampil. Panduan yang sama menyarankan waktu ekstra untuk membangun produksi dan gladi, jadi jangan berasumsi semuanya bisa dipasang dan dijalankan dalam satu hari.
Daftar yang bisa Anda tanyakan ke venue:
- Apakah venue punya tim teknis sendiri atau bekerja sama dengan vendor pihak ketiga?
- Apakah ada operator khusus yang memantau siaran selama acara?
- Kapan simulasi teknis bisa dijadwalkan sebelum hari acara?
- Apakah waktu pemasangan alat tersedia sehari sebelumnya?
Memastikan Venue Anda Siap untuk Hybrid Event
Daftar di atas bisa langsung Anda pakai saat berbicara dengan venue. Kapasitas teknis tiap venue berbeda, jadi menanyakan detail dukungan hybrid sebelum menentukan pilihan akan menghindarkan Anda dari kendala di hari acara. Jawaban yang spesifik soal jalur internet, peralatan, dan tim teknis jauh lebih berguna daripada pernyataan umum bahwa venue mendukung hybrid.
Untuk acara dengan peserta dari luar kota, ada satu hal lagi yang layak dipertimbangkan. Di BSCC, penyewa bebas memilih hotel tempat peserta menginap dan tidak wajib menginap di satu hotel tertentu. Tim BSCC juga bisa membantu mengatur akomodasinya.
BSCC terbuka untuk mendiskusikan kebutuhan teknis acara hybrid Anda. Ceritakan jumlah peserta dan perangkat yang Anda perlukan, lalu tanyakan kesiapan teknis hybrid event di BSCC langsung ke tim kami. Kalau draf rundown sudah ada, bawa serta agar pembahasan teknisnya lebih konkret. Kami senang berdiskusi kapan pun Anda siap.