Paket ruang meeting adalah penawaran dari hotel atau venue yang menggabungkan sewa ruang, konsumsi, dan peralatan rapat dalam satu harga. Harganya hampir selalu dihitung per orang, bukan per ruangan, dan isinya ditentukan oleh durasi acara: half day, full day, atau fullboard.
Bagi penyelenggara, paket memudahkan hitungan anggaran karena ruang, coffee break, makan, dan proyektor sudah ada dalam satu angka. Artikel ini membahas arti tiap jenis paket, beda full day dan fullboard, harga paket meeting di BSCC, keuntungan dan batasannya, serta hal yang perlu dicek sebelum memilih. Kalau Anda masih menentukan jenis ruangnya, baca dulu penjelasan meeting room.
Apa Itu Paket Ruang Meeting?
Paket ruang meeting, atau meeting package, adalah sewa ruang rapat yang sudah termasuk konsumsi dan fasilitas pendukung, dengan harga per orang dan jumlah peserta minimum. Hotel, resor, dan convention center memakai format ini untuk rapat kerja, pelatihan, seminar, dan rapat tahunan.
Isi paket biasanya terdiri dari:
- Ruang meeting untuk durasi tertentu, lengkap dengan meja, kursi, dan tata letak yang diminta.
- Konsumsi: coffee break, makan siang, makan malam, atau gabungannya, tergantung jenis paket.
- Peralatan standar: proyektor dan layar, sound system, mikrofon, flip chart, alat tulis, air mineral, dan Wi-Fi.
- Kamar menginap, khusus untuk paket fullboard atau residential.
Paket berbeda dengan sewa ruang saja (room only). Sewa ruang saja dihitung per sesi atau per hari, lalu konsumsi dipesan terpisah. Opsi ini lebih cocok untuk rapat singkat dengan sedikit peserta. Contoh tarif sewa harian ada di daftar sewa ruang meeting harian di Sunset Road.
Jenis Paket Meeting Berdasarkan Durasi
Hampir semua penyedia di Indonesia membagi paket meeting menjadi half day, full day, dan fullboard. Pembagian ini juga dipakai pemerintah dalam Standar Biaya Masukan. Pejabat Direktorat Jenderal Anggaran Kementerian Keuangan menjelaskan bahwa paket fullboard diadakan sehari penuh dan menginap, paket full day berlangsung paling singkat 8 jam tanpa menginap, dan paket half day paling singkat 5 jam tanpa menginap (detikFinance).
| Jenis paket | Durasi pemakaian ruang | Konsumsi yang umum | Menginap |
| Half day | Sekitar 5 sampai 6 jam | 1 kali coffee break dan 1 kali makan | Tidak |
| Full day | Sekitar 8 sampai 10 jam | 2 kali coffee break dan 1 kali makan | Tidak |
| Fullboard non-residential | Sekitar 12 jam | 2 kali coffee break, makan siang, dan makan malam | Tidak |
| Fullboard (residential) | Sehari penuh | Sarapan, 2 kali coffee break, makan siang, dan makan malam | Ya |
Jumlah jam dan isi konsumsi di tabel ini adalah pola umum. Setiap hotel bisa sedikit berbeda, jadi pastikan rinciannya tertulis di penawaran.
Paket Half Day Meeting
Paket half day cocok untuk rapat yang selesai sebelum sore, seperti briefing, rapat koordinasi, atau sosialisasi singkat. Peserta biasanya mendapat satu kali coffee break dan satu kali makan, jadi pilih jadwal pagi sampai makan siang atau siang sampai sore. Pembahasan lengkapnya ada di paket meeting half day.
Paket Full Day Meeting
Paket full day dipakai untuk pelatihan, workshop, atau rapat kerja yang berlangsung seharian tanpa menginap. Isinya umumnya dua kali coffee break, pagi dan sore, ditambah makan siang. Contoh susunan acara dan tips agar rapat seharian tetap produktif ada di full day meeting package.
Paket Fullboard Meeting
Fullboard meeting artinya paket rapat dengan konsumsi penuh dalam sehari, termasuk makan malam. Dalam definisi pemerintah, paket fullboard sudah termasuk menginap. Di hotel, istilah ini tidak selalu sama.
Swiss-Belinn Tunjungan, misalnya, menyebut paket dua kali makan tanpa kamar sebagai whole day, dan baru memakai kata fullboard untuk paket yang sudah termasuk kamar, sarapan, dua coffee break, makan siang, dan makan malam (Swiss-Belinn Tunjungan). Sebaliknya, ada hotel yang menjual “fullboard non residential”, yaitu rapat 12 jam dengan dua kali makan dan dua kali coffee break tanpa kamar (Azana Hotels). Karena itu, selalu tanyakan apakah paket fullboard yang ditawarkan sudah termasuk kamar.
Paket fullboard paling sering dipakai untuk rapat kerja tahunan, pelatihan beberapa hari, dan acara yang pesertanya datang dari luar kota. Rincian isinya dibahas di paket fullboard meeting.
Beda Full Day dan Fullboard
Bedanya ada pada dua hal: makan malam dan kamar. Paket full day berhenti setelah sesi sore dengan satu kali makan, sedangkan paket fullboard berlanjut sampai makan malam dan, pada versi residential, sudah termasuk kamar menginap. Kalau peserta pulang ke rumah atau hotel masing-masing setelah sesi sore, paket full day sudah cukup.
Paket Berdasarkan Tingkat Fasilitas
Selain durasi, penyedia sering membedakan paket dari kelengkapan fasilitasnya.
| Tingkat paket | Fasilitas yang biasanya ada | Cocok untuk |
| Dasar | Ruang, meja, kursi, proyektor, layar, dan alat tulis | Rapat internal dan diskusi tim kecil |
| Menengah | Fasilitas dasar ditambah sound system yang lebih lengkap, beberapa mikrofon, internet yang lebih stabil, dan teknisi yang berjaga | Seminar, pelatihan, dan presentasi produk |
| Premium atau khusus | Panggung, LED screen, dekorasi, ruang breakout, transportasi peserta, atau akomodasi, disusun sesuai acara | Konferensi, peluncuran produk, dan rapat dengan tamu VIP |
Detail peralatan yang perlu ada di ruang rapat dibahas di fasilitas ruang meeting.
Berapa Harga Paket Meeting di BSCC?
Paket meeting di Bali Sunset Road Convention Center (BSCC) dihitung per orang (pax) dengan harga net, jadi sudah termasuk pajak dan service charge. Harga paket half day mulai Rp558.000 net/pax, sedangkan fullboard residential yang sudah termasuk menginap berkisar Rp933.000 sampai Rp1.558.000 net/pax.
| Paket | Harga per pax (net) | Akses ruang | Coffee break | Makan |
| Half day | Mulai Rp558.000 | Hingga 6 jam | 1x | Makan siang atau makan malam |
| Full day | Rp588.000 | Hingga 8 jam | 2x | 1x buffet makan utama |
| Fullboard | Rp928.000 | Hingga 12 jam | 3x | Makan siang dan makan malam |
| Fullboard residential | Rp933.000 sampai Rp1.558.000 | Hingga 12 jam | 2x | Makan siang dan makan malam, plus menginap twin share di hotel mitra dan antar-jemput hotel ke BSCC |
Semua paket sudah termasuk perlengkapan meeting seperti proyektor, sound system, dan Wi-Fi. Selisih harga full day dan fullboard hanya Rp340.000 per orang, padahal fullboard menambah 4 jam pemakaian ruang, satu coffee break, dan makan malam. Kalau acara Anda berpotensi molor sampai sore, fullboard sering lebih masuk akal daripada membayar overtime.
Saat membandingkan penawaran dari venue lain, perhatikan tanda harganya. Harga “net” sudah termasuk pajak dan service charge, sedangkan harga dengan tanda “++” belum. Pada daftar paket Swiss-Belinn Tunjungan yang disebut di atas, pajak dan service charge yang sudah dimasukkan ke harga net mencapai 21%, jadi selisihnya terasa untuk acara dengan ratusan peserta.
Keuntungan Menggunakan Paket Ruang Meeting
Paket membuat perencanaan lebih cepat, meski ada aturan yang perlu Anda terima sebagai gantinya.
Anggaran Lebih Mudah Dihitung
Biaya per orang sudah mencakup ruang, konsumsi, dan peralatan, jadi total anggaran tinggal dikalikan jumlah peserta. Untuk acara besar, harga paket sering lebih hemat daripada memesan sewa ruang, katering, dan sewa alat secara terpisah.
Satu Penanggung Jawab
Anda cukup berkoordinasi dengan satu tim venue untuk ruang, menu, dan peralatan. Risiko salah jadwal antarvendor juga berkurang, misalnya coffee break yang datang saat sesi masih berjalan.
Fasilitas Sudah Disiapkan
Ruang, tata letak, dan peralatan presentasi disiapkan sebelum peserta datang. Teknisi venue biasanya berjaga untuk mengatasi masalah mikrofon, proyektor, atau koneksi internet.
Ada Batas Minimum dan Jam Pemakaian
Paket hampir selalu punya jumlah peserta minimum dan batas jam pemakaian ruang. Kalau peserta kurang dari batas minimum atau acara molor melewati jam paket, biasanya ada biaya tambahan. Untuk rapat kecil yang singkat, sewa ruang saja kadang lebih masuk akal.
Tips Memilih Paket Ruang Meeting yang Tepat
Dua penawaran dengan harga per orang yang sama bisa berbeda jauh isinya. Enam langkah berikut membantu Anda membandingkannya secara adil.
Tentukan Durasi dan Jumlah Peserta
Susun dulu rundown acara, lalu cocokkan dengan jenis paket. Rapat 4 jam tidak perlu paket full day, dan acara yang selesai pukul 17.00 tidak perlu paket fullboard. Catat juga jumlah peserta yang realistis, karena angka ini menentukan ukuran ruang dan batas minimum paket.
Bandingkan Isi Paket dan Harga Net
Cek jumlah coffee break, jenis makan (buffet atau set menu), jam pemakaian ruang, peralatan yang termasuk, serta apakah harga sudah net. Tanyakan juga biaya tambahan untuk overtime, ruang breakout, atau peralatan di luar paket.
Periksa Menu dan Layanan Katering
Peserta menilai acara dari makanannya juga. Minta contoh menu, tanyakan apakah menu bisa diganti, dan sampaikan kebutuhan khusus seperti makanan halal, vegetarian, atau alergi sejak awal. Untuk acara penting, minta sesi food tasting sebelum kontrak ditandatangani.
Pertimbangkan Lokasi dan Akomodasi
Pilih venue yang mudah dijangkau dari bandara dan hotel peserta, dengan parkir yang cukup untuk bus atau mobil rombongan. Kalau peserta menginap, tanyakan apakah mereka wajib menginap di hotel yang sama dengan venue atau bebas memilih hotel lain.
Tanyakan Dukungan Teknis
Pastikan ada teknisi yang berjaga selama acara, bukan hanya saat persiapan. Untuk meeting hybrid, cek kecepatan internet, kamera, dan sistem audio yang bisa terhubung ke platform online. Pilihan tata letak ruang seperti theater, classroom, atau U-shape bisa dilihat di artikel ruang konferensi.
Lakukan Site Visit dan Minta Referensi
Kunjungi venue sebelum memutuskan untuk melihat ruang, toilet, area registrasi, dan jalur keluar-masuk peserta. Minta juga contoh acara serupa yang pernah ditangani venue tersebut.
Pilihan Venue Paket Meeting di Bali
Paket meeting di Bali ditawarkan oleh tiga jenis tempat.
| Jenis venue | Kelebihan | Cocok untuk |
| Hotel dan resor | Ruang meeting, kamar, dan restoran ada di satu lokasi | Paket fullboard residential dengan peserta yang menginap di tempat yang sama |
| Convention center | Ballroom besar, ruang yang bisa dibagi, area registrasi dan pameran | Konferensi, seminar, dan rapat tahunan dengan ratusan peserta |
| Coworking dan ruang rapat kecil | Sewa per jam, cepat dipesan | Rapat tim kecil atau pertemuan dengan klien |
Daftar venue beserta kapasitasnya ada di meeting room di Bali.
Paket Ruang Meeting di BSCC
Bali Sunset Road Convention Center (BSCC) berada di Jl. Pura Mertasari, Sunset Road, Denpasar Selatan, dekat dengan Kuta, Seminyak, dan Bandara I Gusti Ngurah Rai. Grand Ballroom seluas 929 m² di lantai mezanin berlangit-langit 6 meter, menampung hingga 1.000 tamu, dan bisa dibagi menjadi empat ruang yang lebih kecil untuk sesi paralel atau diskusi kelompok. Area pre-function seluas 311 m² di depannya bisa dipakai untuk registrasi dan coffee break. The Garden, area outdoor seluas 800 m² yang terhubung langsung dengan gedung, menampung hingga 500 tamu untuk makan malam atau sesi santai.
Grand Ballroom BSCC dengan susunan round table untuk makan siang dan makan malam peserta.
Coffee break sampai makan malam diolah chef in-house BSCC yang berpengalaman di hotel bintang lima, jadi menu bisa dibahas langsung dengan tim dapur. Peserta bisa menginap lewat paket fullboard residential di hotel mitra, atau di hotel pilihan perusahaan sendiri. Tim BSCC bisa membantu mengatur akomodasinya, termasuk lewat penawaran hotel partner di sekitar Sunset Road, Seminyak, dan Legian.
Lihat detail ruang dan layout di halaman venue BSCC. Jika tanggal dan jumlah peserta sudah ada, cek ketersediaan ruang di BSCC dan ceritakan durasi serta susunan acaranya kepada tim BSCC untuk mendapat penawaran.